6.10.1 Enveloppes du FEI des établissements
La FCI alloue par le biais du Fonds d’exploitation des infrastructures (FEI) un montant de financement auquel chaque établissement a droit. Ce montant est calculé en fonction d’un pourcentage de la contribution financière que la FCI octroie aux projets d’infrastructure de recherche des établissements.
En ce qui concerne les projets approuvés par le conseil d’administration de la FCI après le 1er juillet 2001, les montants alloués s’élèvent généralement à 30 pour cent du montant maximal approuvé au moment de finaliser une contribution financière. Les projets financés à cette date ou avant, ainsi que ceux financés par les programmes de financement suivants, ne reçoivent pas d’enveloppe du FEI :
- Fonds des initiatives scientifiques majeures;
- Fonds d’infrastructure pour les chaires de recherche du Canada (de 2001 à 2006);
- Bourses de carrière (de 2002 à 2006);
- Fonds internationaux (2002 et 2007);
- Fonds des occasions exceptionnelles – COVID-19.
Une enveloppe du FEI distincte a été créée pour les projets financés par l’entremise du Fonds d’infrastructure de recherche en sciences biologiques.
Pour connaître les détails relatifs à son enveloppe du FEI, y compris les versements effectués et le montant disponible non versé, un établissement peut consulter son compte dans le SGCF.
6.10.2 Entente de contribution financière du FEI
La FCI prépare chaque entente de contribution financière du FEI avec les établissements lors du premier versement du FEI ou de la soumission de leur premier rapport annuel du FEI, quel que soit celui qui survient en premier. Cette entente décrit la façon dont on détermine le montant de l’enveloppe du FEI d’un établissement, les obligations relatives à la production de rapports financiers et les modalités générales du financement. Pour recevoir les versements du FEI, un établissement doit signer l’entente, ce qui indique qu’il accepte les modalités générales du financement.
Les versements se produisent à un moment précis après la date de finalisation de la contribution financière et, à partir de 2024, ils auront habituellement lieu deux ans après la finalisation de l’entente de contribution financière d’un projet d’infrastructure de recherche. Plus de renseignements quant à la transition vers 2024 et à la façon et aux dates auxquelles la FCI effectue les versements se trouvent sur Innovation.ca.
Les versements des montants alloués par le biais du FEI sont effectués à chaque printemps. Si un versement doit être remis à un établissement, il en sera avisé et il obtiendra le calcul du versement.
Un établissement peut demander des versements anticipés ou supplémentaires dans son rapport annuel du FEI (par exemple, si le versement du printemps est insuffisant pour couvrir ses besoins prévus en exploitation pour l’année).
Le total des versements ne peut à aucun moment dépasser l’enveloppe du FEI disponible d’un établissement. Contrairement aux versements effectués vis-à-vis des projets d’infrastructure, il n’y a pas de retenue sur les versements du FEI.
6.10.3 Utilisation des enveloppes du FEI
Le FEI ne peut être utilisé que pour des coûts admissibles d’exploitation et de maintenance de projets d’infrastructure financés par la FCI, tels que décrits à la section 4.7.1 : Fonds d’exploitation des infrastructures. L’enveloppe du FEI pour un projet du Fonds d’infrastructure de recherche en sciences biologiques ne peut être utilisée que pour des coûts admissibles appuyant le type de projets prévu par ce programme de financement.
Les établissements peuvent répartir leur enveloppe du FEI suivant les besoins réels d’exploitation et de maintenance de chaque projet plutôt que d’attribuer à chaque projet le montant exact qu’il a généré. Cela donne aux établissements la souplesse nécessaire pour soutenir des projets ayant une portée et des besoins différents, tout en garantissant leur imputabilité.
Dans le cas d’un projet multiétablissements, l’entente entre établissements doit indiquer de quelle façon les sommes du FEI seront partagées entre les établissements participants. L’établissement bénéficiaire est responsable de distribuer les sommes du FEI conformément aux modalités de l’entente entre établissements. De plus, la FCI permettra à un établissement participant d'utiliser sa propre enveloppe du FEI pour des dépenses d'exploitation et de maintenance qu’il a engagées dans le cadre d’un projet multiétablissements si ces dépenses ne sont pas déclarées par l’établissement bénéficiaire.
6.10.4 Rapport annuel du FEI
Si un établissement a signé une entente de contribution financière du FEI, il est tenu de soumettre un rapport annuel du FEI par voie électronique dans le SGCF au plus tard le 15 juin de chaque année, jusqu’à ce que l’enveloppe du FEI disponible soit épuisée. Dans ce rapport, il rend compte des coûts admissibles d'exploitation et de maintenance (section 4.7.1 : Fonds d'exploitation des infrastructures) engagés au cours de la période précédente allant du 1er avril au 31 mars. Les coûts réels que l’établissement déclare peuvent inclure des engagements impayés si les dépenses ont été engagées (c’est-à-dire les travaux effectués, les biens reçus ou les services rendus) mais que la facture n'a pas été payée au cours de la période se terminant le 31 mars.
Si un établissement a reçu du financement par l’entremise du Fonds d’infrastructure de recherche en sciences biologiques, il doit soumettre un rapport annuel du FEI distinct.
Les dépenses déclarées dans le cadre du FEI doivent avoir été engagées conformément aux politiques et procédures d’appel d’offres et d’achat d’un établissement.
La FCI souhaite que l’administration du FEI demeure aussi simple que possible, réduisant au maximum les conditions qui s’y rattachent tout en assurant un haut niveau de responsabilité. Puisqu’il arrive que les coûts réels d’exploitation et de maintenance des projets d’infrastructure de recherche dépassent souvent l’enveloppe du FEI allouée, la FCI n’exige des établissements que le fait de démontrer que les dépenses étaient au moins égales aux dépenses déclarées dans le rapport annuel du FEI et que les dépenses déclarées n’ont pas fait l’objet d’une demande de remboursement auprès d’une autre source de financement. Afin de réduire le fardeau administratif, la FCI incite les établissements à déclarer en priorité dans leurs rapports les dépenses les plus élevées dans un cercle restreint de projets financés, de manière à ne rapporter que le plus petit nombre d’articles possible et à réduire la quantité de pièces justificatives à conserver au strict minimum.
Dans le cadre des projets multiétablissements, l’établissement bénéficiaire doit présenter les dépenses réelles au nom de tous les établissements participants conformément aux modalités de leur entente. Si un établissement participant a utilisé sa propre enveloppe du FEI pour des dépenses d’exploitation et de maintenance additionnelles qu’il a engagées, il devra les présenter dans son propre rapport annuel du FEI.
La FCI suspendra tout versement à un établissement qui ne satisfera pas aux obligations liées à n’importe lequel des rapports qu’il a à produire.
6.10.5 Pièces justificatives supplémentaires concernant le FEI
En plus des documents énumérés dans la section 6.4.5 : Pièces justificatives, les établissements pourraient devoir soumettre d’autres éléments en rapport avec les dépenses réelles déclarées dans leur rapport annuel du FEI. Les établissements doivent conserver tous les dossiers financiers et toutes les pièces justificatives à des fins d’audit pendant au moins six ans et les fournir sur demande. Cette période débute à la fin de l’année financière à laquelle les documents correspondent.
Pièces justificatives relatives aux salaires
- Dans le cas des salaires du personnel technique et professionnel directement impliqué dans l’exploitation et la maintenance de l’infrastructure financée par la FCI :
- Description des activités d’exploitation et de maintenance menées et attestation que l’infrastructure ne peut être exploitée sans l’aide de ce personnel désigné. Cette attestation doit être obtenue chaque année et doit être signée par l’employé et approuvée par le superviseur. La FCI accepte qu’elle provienne d’une autre personne (par exemple, le ou la responsable de projet ou du département) si cette personne est bien renseignée sur les activités des employés;
- Pièces justificatives corroborant le taux de rémunération et les avantages sociaux des employés (par exemple, lettre d’embauche ou preuve d’une modification au taux de rémunération, registres de paie).
Le modèle Salaire du personnel technique et professionnel se trouve sur Innovation.ca.
Pièces justificatives relatives aux coûts d’électricité
- Pour calculer les coûts liés à l’électricité utilisée pour l’exploitation d’un équipement financé par la FCI, un établissement peut choisir d’utiliser une méthode détaillée ou simplifiée :
- Méthode détaillée : l’établissement doit calculer la facture d’électricité réelle, selon une méthode adéquate, et conserver les pièces justificatives;
- Méthode simplifiée : l’établissement n’a pas à calculer la facture d’électricité réelle. Il doit plutôt utiliser le taux provincial fixé par la FCI (le taux est mis à jour chaque année). Ce taux est multiplié par la consommation en électricité de l’équipement. L’établissement doit conserver les pièces justificatives.
Un modèle de tableau pour les coûts d’électricité se trouve sur Innovation.ca.
Pièces justificatives relatives aux coûts d'exploitation des locaux essentiels
- Pour calculer les coûts liés à l’exploitation des locaux nécessaires à l’hébergement et à l’utilisation de l’infrastructure financée par la FCI, un établissement peut choisir d’utiliser une méthode détaillée ou simplifiée :
- Méthode détaillée : l’établissement doit calculer les coûts réels liés à l’exploitation des locaux, selon une méthode adéquate, et conserver les pièces justificatives;
- Méthode simplifiée : l’établissement n’a pas à calculer les coûts réels liés à l’exploitation des locaux. Il doit plutôt utiliser le taux provincial fixé par la FCI selon le type de local (le taux est mis à jour chaque année). Ce taux est multiplié par la superficie nécessaire à l’hébergement et à l’utilisation de l’infrastructure financée par la FCI. L’établissement doit conserver les pièces justificatives.
Un modèle de tableau pour les coûts d’exploitation des locaux essentiels se trouve sur Innovation.ca.
Autres pièces justificatives
- Liste des projets d’infrastructure financés par la FCI pour lesquels les coûts d’exploitation et de maintenance ont été déclarés. Les dépenses doivent être directement liées à un projet admissible au FEI;
- Déclaration des responsables de projet confirmant (au moins une fois par année) que l’infrastructure est toujours utilisée à des fins de recherche. Un établissement doit confirmer dans son rapport du FEI annuel avoir obtenu ces déclarations; il doit conserver les preuves et les fournir sur demande.
6.10.6 Activités de suivi du FEI
La FCI effectue un certain nombre d'activités de suivi financier du FEI. La FCI examine et surveille par exemple les besoins relatifs au FEI de même que la vitesse à laquelle les enveloppes sont utilisées. Suite à cela, il est possible que la FCI effectue un suivi particulier auprès d'un établissement pour demander des informations supplémentaires et lui permettre de prendre de meilleures décisions.
Lors des visites d’examen dans les établissements, la FCI discute des politiques et des pratiques de gestion du FEI. Elle peut également examiner un échantillon des dépenses relatives au FEI afin de vérifier les mesures de contrôle financier mis en place.
Les établissements doivent pouvoir soumettre à la FCI sur demande les pièces justificatives et toute autre information liée au FEI (y compris les fonds transférés à d’autres établissements admissibles). Si un établissement bénéficiaire a transféré des fonds à un autre établissement (par exemple, un hôpital de recherche affilié ou un autre établissement participant), la FCI peut assurer le suivi du compte de ce projet depuis lequel les fonds sont dépensés.
La FCI se réserve le droit de déterminer l’admissibilité des coûts au FEI, de refuser des dépenses et de recouvrer des fonds versés à un établissement. Pour éviter que des coûts ne soient contestés ensuite, la FCI conseille aux établissements de communiquer avec elle s’ils prévoient ne pas pouvoir respecter les lignes directrices du FEI.