6.3 Entente de contribution financière et calendrier des versements
6.3.1 Entente de contribution financière
La FCI rédige une entente de contribution financière avec chaque établissement bénéficiaire pour chaque projet approuvé. Les établissements doivent signer cette entente pour indiquer qu’ils acceptent de se conformer aux conditions liées au financement.
L’entente de contribution financière indique la portion maximale des coûts admissibles financée par la FCI (habituellement 40 pour cent) et le montant maximal qu'elle versera. Elle précise aussi le calendrier des versements et les obligations relatives à la production de rapports financiers, lesquels varient selon l’envergure et la complexité du projet, ainsi que toute autre condition de financement.
6.3.2 Versement des contributions financières
La FCI effectue les versements à l’établissement bénéficiaire après avoir reçu et validé tous les documents de finalisation de sa contribution financière, et vérifié si l’établissement a satisfait aux conditions soulevées dans la décision de financement. Tous les versements de la FCI dépendent du financement qu’elle obtient du gouvernement du Canada, lequel est assujetti à l’attribution de crédits parlementaires suffisants.
Chaque versement de la FCI est aussi sujet à l’examen et à l’autorisation de l’équipe de gestion de la FCI, et au respect de toute condition associée aux versements.
La FCI se réserve le droit de reporter ou de suspendre des versements si le financement du gouvernement du Canada est réduit ou annulé en raison de crédits parlementaires insuffisants, si un établissement ne peut se conformer aux politiques de la FCI, respecter une condition fixée ou démontrer la nécessité du financement.
La FCI ne verse de contribution financière qu’aux établissements bénéficiaires. Dans le cas des projets multiétablissements, c’est l’établissement bénéficiaire qui reçoit et remet la contribution financière aux autres établissements participants, conformément aux modalités de leur entente. Dans le cas des projets complexes et d’envergure qui requièrent du financement pour accomplir des travaux de construction ou de rénovation, la contribution financière visant à acquérir les équipements devant être installés dans les locaux construits ou rénovés ne peut être versée que lorsque les locaux pourront héberger les équipements. La FCI prendra une décision après avoir évalué les risques associés au projet en question. La FCI fait des dépôts électroniques dans le compte de banque indiqué par l’établissement bénéficiaire. La FCI envoie un avis de paiement par courriel à l’administrateur ou l’administratrice du compte et à l’agent ou agente de liaison.
6.3.3 Calendrier des versements
La FCI établit le calendrier des versements au moment de finaliser une contribution financière en tenant compte des délais prévus pour que chaque établissement puisse effectuer ses déboursés, de la valeur de la contribution financière et des facteurs de risque du projet.
Le calendrier des versements prévus est inclus dans l’entente de contribution financière. Le calendrier peut être révisé plus tard en fonction des activités de suivi réalisées par la FCI, telles que l’examen des rapports financiers et autres rapports d’avancement soumis par un établissement. Le cas échéant, la FCI informera celui-ci des modifications qu’elle pourrait effectuer.
La FCI suspendra tout versement à un établissement qui ne satisfera pas à ses obligations de produire le moindre de ses rapports.
6.3.4 Montant retenu
Pour chaque projet, la FCI retient une portion de la contribution financière. Cette portion représente généralement 10 pour cent de chaque versement. Il est possible de négocier au cas par cas le pourcentage de la retenue de projets importants, très complexes et de longue durée. La retenue minimale pour tout projet est de 10 000 dollars.
La retenue fait en sorte que la contribution financière de la FCI à n’importe quel moment donné corresponde le plus possible à la portion maximale des coûts admissibles que la FCI finance. Le montant retenu d’une période donnée est redressé pour tenir compte des dépenses réelles; il est normalement versé dans les trois mois qui suivent la présentation du rapport financier. Le montant retenu de chaque projet et versé à chaque période donnée, se fonde sur l’examen des informations présentées dans le rapport financier, de telle sorte que :
- Les versements correspondent autant que possible aux déboursés prévus;
- L’acquisition et la construction de l’infrastructure progressent de façon satisfaisante.
6.3.5 Dernier versement
La FCI procède au dernier versement du montant retenu une fois que le projet est terminé et qu'elle a examiné le rapport financier final et jugé qu'il est satisfaisant. Une fois un projet terminé, le montant du dernier versement est calculé selon le total des coûts admissibles réels encourus. La contribution totale de la FCI se limite au plus petit des deux montants : soit la portion maximale des coûts admissibles (habituellement 40 pour cent), soit le montant maximal de la contribution financière de la FCI.