6.4 Administration des comptes | Fondation canadienne pour l'innovation

6.4.1 Achat de l’infrastructure

La FCI s’appuie sur un principe fondamental : ses contributions financières doivent être utilisées de façon efficace et économique. Afin de maximiser le pouvoir d’achat de ses investissements et d’établir un processus juste et transparent, la FCI exige que tous les achats relatifs à un projet qu’elle finance suivent les politiques et les procédures courantes d’appel d’offres et d’achat des établissements. Ces politiques et les procédures doivent respecter, à tout le moins, ce qui est énoncé dans l’Accord de libre-échange canadien (ALEC).

Il est nécessaire de lancer une procédure d’appel d’offres concurrentiel de façon formelle lorsque les politiques institutionnelles l’exigent. Afin d’aider à réduire le fardeau administratif des établissements, ce processus ne devrait être effectué qu’une seule fois, avant l’achat d’un article. Cette exigence doit être clairement communiquée dès le début à toutes les parties concernées. Les établissements ne devraient pas faire de promesses d’achat lorsqu’ils sollicitent des devis au moment de soumettre une proposition ou de finaliser une contribution financière, afin qu’une procédure d’appel d’offres concurrentiel puisse avoir lieu de façon formelle avant l’achat. Pour les articles comportant des contributions en nature, la FCI s’attend également à ce que les établissements respectent leurs politiques et procédures en la matière, dans la mesure où ces dernières satisfont aux lignes directrices énoncées dans la section 6.5 : Articles comportant des contributions en nature.

6.4.2 Acceptation de ristournes ou d’autres avantages d’un fournisseur

Lorsqu’ils soumettent un devis en lien avec l’infrastructure financée par la FCI, il arrive que les fournisseurs, au lieu d’accorder une remise spéciale (considérée par la FCI comme une contribution en nature), suggèrent de verser un montant équivalent en espèces ou d’offrir d’autres avantages (y compris des articles additionnels). La FCI n’approuve pas l’acquisition d’infrastructure en lien avec la promesse d’une remise d’argent en espèces ou de tout autre bénéfice qui, bien qu’avantageux pour l’établissement, n’aurait aucun lien avec un projet financé par la FCI. Le cas échéant, le coût de l’infrastructure achetée auprès du fournisseur doit être déclaré à la FCI, net de la ristourne ou de la valeur de l’avantage reçu (c’est-à-dire la juste valeur marchande moins la ristourne ou la valeur de l’avantage).Cependant, si la ristourne ou l’avantage profitent également au projet ou à un ensemble de projets financés par la FCI, celle-ci accepte que l’infrastructure achetée du fournisseur soit déclarée à sa juste valeur marchande (conformément à la section 6.5.1 : Définitions). Des scénarios de déclaration et exemples de ristournes se trouvent sur Innovation.ca.

6.4.3 Suivi des dépenses et des contributions financières et tenue de dossiers financiers

Les établissements bénéficiaires et les autres établissements participant à un projet multiétablissements sont responsables d’administrer la contribution financière de la FCI et de vérifier les dépenses liées au projet et les contributions versées par des partenaires. Ils doivent conserver des dossiers financiers adéquats et veillent à ce que les dépenses liées au projet et les contributions des partenaires soient conformes aux politiques et aux lignes directrices qui figurent dans le présent guide. Cette exigence est aussi spécifiée dans la déclaration d’adhésion et imposée en tant que condition de financement dans l’entente de contribution financière.

Ils doivent aussi s’assurer que les contributions en espèces et en nature des partenaires ont été reçues et que les dépenses ont été engagées après la date d’admissibilité fixée selon l’appel à propositions de chaque programme de financement.

L’administrateur ou l’administratrice de compte veille à ce que l’on n’impute pas à la FCI plus, que le plus petit des deux montants : soit la portion maximale des coûts admissibles (habituellement 40 pour cent), soit le montant maximal de la contribution financière de la FCI. À moins d’indications contraires dans ce guide, les procédures d’administration et de comptabilité appliquées à chaque projet doivent respecter les normes, les pratiques et les politiques de l’établissement concerné.

Dossiers financiers

Les établissements doivent tenir une piste de vérification de toutes les opérations d’un projet financé par la FCI, y compris les contributions en nature. Ils doivent aussi créer des comptes distincts pour chaque projet financé par la FCI. Les dossiers financiers d’un projet financé par la FCI doivent indiquer les diverses sources de financement et le coût complet réel de tous les articles admissibles (les articles figurant dans le budget initial, le budget révisé ou le rapport financier final), même si ces coûts sont supérieurs aux estimations soumises à la FCI dans la proposition ou les plus récentes modifications approuvées.

Les dépenses en espèces et les contributions liées à des articles admissibles sont normalement comptabilisées dans des comptes distincts du grand livre général. Les établissements peuvent utiliser ce système ou un fichier Excel par exemple, pour assurer le suivi des contributions en nature admissibles.

Les établissements ne doivent pas déclarer ou fournir de dossiers financiers à la FCI portant sur des articles qui ne sont pas admissibles, même s’ils sont liés au projet. Les coûts doivent être imputés aux comptes pertinents de façon régulière, à tout le moins avant la présentation du rapport financier à la FCI. Les dossiers financiers doivent concorder avec le rapport financier présenté à la FCI.

Rétention des pièces justificatives

Les établissements doivent conserver tous les dossiers financiers et toutes les pièces justificatives (section 6.4.5 : Pièces justificatives) liées aux transactions relatives à un projet financé par la FCI pendant au moins six ans, conformément aux exigences de l’Agence du revenu du Canada. Cette période débute à la fin de l’année financière à laquelle les documents correspondent. Les établissements doivent conserver tous les documents aux fins d’audit et les fournir sur demande. Il se peut que la FCI demande de conserver les documents liés à un projet donné pour une plus longue période si cela s’avère nécessaire aux fins d’audit.

Ventilation du coût d’un article utilisé dans plusieurs projets

Si un établissement détermine après l’approbation d’une contribution financière qu’il est préférable ou avantageux de regrouper les besoins de deux ou plusieurs projets et d’acheter un seul article dont chacun de ces projets tirera profit, le coût de l’article acheté peut être ventilé et reporté dans chaque projet en utilisant n’importe quelle méthode qu’il juge raisonnable, du moment que la somme des montants déclarés à la FCI ne dépasse pas le coût réel de l’article. L’établissement devra alors indiquer dans le rapport final que le coût de l’article a été ventilé à plus d’un projet et il devra préciser quels sont les projets en question.

Achats en bloc

Si un établissement ne peut obtenir d’un fournisseur les détails sur le prix d’achat et de sa ventilation entre les articles d’infrastructure, il est alors possible de déterminer le coût de chaque article d’un achat en bloc (un groupe d’articles acquis à un prix global) en ventilant le prix global entre tous les articles selon leur juste valeur marchande relative au moment de l’achat. L’établissement en question devra fournir les détails de la ventilation du coût sur demande. À moins d’indications contraires dans ses pratiques comptables, un établissement n’est pas tenu de ventiler le coût de chaque article d’un groupe fonctionnel lorsque les articles d’infrastructure achetés sont présentés ainsi dans le budget de la FCI.

6.4.4 Construction et rénovation faisant partie de travaux de plus grande envergure

Méthode de ventilation des coûts

Lorsque la FCI finance une partie des coûts de construction ou de rénovation de locaux faisant partie de travaux de plus grande envergure, l’estimation du coût des locaux financés par la FCI doit refléter aussi fidèlement que possible le coût réel de ces locaux. Les coûts des aires communes et les frais accessoires doivent être ventilés au prorata de la portion des coûts des travaux effectués dans les locaux financés par la FCI. Il incombe alors à chaque établissement d’élaborer une méthode appropriée de ventilation des coûts pour ces projets.

Le cadre relatif à l’attribution des coûts de construction et de rénovation et des exemples de méthodes détaillée et simplifiée de ventilation des coûts se trouvent sur Innovation.ca. La FCI ne permet à un établissement d’utiliser une méthode simplifiée de ventilation des coûts que lorsque le coût moyen des locaux financés par la FCI est comparable ou supérieur au coût moyen de l’ensemble des locaux construits ou rénovés.

Rapports financiers

Après avoir conclu les contrats de construction ou de rénovation, un établissement est dans une meilleure position pour calculer et déclarer les coûts prévus des locaux financés par la FCI, en appliquant la méthode de ventilation des coûts retenue pour son projet. À ce stade, on peut remplacer les estimations provisoires par des estimations de coûts à l’achèvement du projet beaucoup plus fiables. Dans les rapports financiers intermédiaires, les établissements doivent aussi bien déclarer les coûts totaux prévus à l’achèvement des travaux financés par la FCI, que les coûts réels correspondant à la période visée par le rapport.

Coûts totaux prévus à l’achèvement des travaux financés par la FCI : les établissements doivent produire une analyse révisée des coûts prévus des travaux de construction ou de rénovation chaque fois que des changements importants surviennent. Lorsque les changements sont mineurs, ils peuvent toutefois attendre la fin du projet pour mettre à jour leur analyse;
Coûts réels correspondant à la période visée par le rapport : le coût réel des travaux de construction ou de rénovation déclaré dans le rapport financier intermédiaire doit être fondé sur le pourcentage d’avancement de l’ensemble des travaux à la date du rapport, multiplié par les coûts totaux prévus au terme des travaux financés par la FCI. Il est possible d’utiliser le pourcentage qui reflète le plus la réalité lorsque l’on peut démontrer que le pourcentage d'avancement des travaux financés par la FCI est différent de celui de l'ensemble des travaux. Il est également possible d’utiliser le pourcentage de facturation à ce jour en regard de la plus récente estimation des coûts totaux à l’achèvement de l’ensemble des travaux.

Une fois que les travaux sont terminés, les établissements doivent mettre à jour l’analyse des coûts en utilisant le montant final des coûts réels et déclarer ce montant dans leur rapport financier final.

6.4.5 Pièces justificatives

Les établissements doivent être prêts à fournir les pièces justificatives liées aux dépenses et aux contributions financières se rapportant à chacun des articles admissibles présentés dans un projet financé par la FCI. Ils doivent conserver les documents originaux aux fins d’audit et les fournir sur demande. La FCI accepte les documents électroniques dans la mesure où toutes les conditions suivantes sont remplies :

La haute direction a autorisé l’utilisation de documents électroniques comme faisant partie intégrante du cours normal des activités des établissements;
Ceux-ci ont mis en place et documenté des procédures et des systèmes de numérisation des documents, lesquels ont été approuvés par la haute direction;
Les documents électroniques sont de bonne qualité, lisibles et compréhensibles lorsqu’ils sont affichés à l’écran d’un ordinateur ou reproduits sur papier;
Les établissements concernés disposent de politiques, de procédures et de pratiques adéquates en matière de tenue de dossiers électroniques afin d’assurer la fiabilité, l’intégrité et l’authenticité des documents et du système de gestion des documents électroniques. Un établissement doit se reporter aux normes nationales du Canada figurant dans les publications Enregistrements électroniques utilisés à titre de preuves documentaires (CAN/CGSB-72.34-2017).

Les établissements doivent conserver les pièces justificatives énumérées dans les pages suivantes.

Pièces justificatives relatives aux dépenses

Demandes d’achat;
Appel d’offres;
Toutes les soumissions reçues suite à une procédure d’appel d’offres concurrentiel;
Tout document justifiant qu’il n’y ait pas eu de procédure d’appel d’offres concurrentiel. (Cette exception doit être permise par la politique d’achat de l’établissement concerné.);
Sommaire des soumissions reçues, de la méthode d’évaluation et des motifs de sélection du fournisseur de produits ou de services qui a été retenu;
Bons de commande ou contrats;
Documents de réception ou description des travaux effectués;
Dans le cas des frais de déplacement, les cartes d’embarquement (le cas échéant) ou autres documents confirmant le déplacement;
Factures;
Preuves de paiement (par exemple, chèques oblitérés);

Frais de personnel

Pièces justificatives du temps passé aux activités effectuées et informations sur la nature de celles-ci, comme indiqué dans le tableau 3;
Pièces justificatives du taux, des honoraires ou du pourcentage fixe, comme indiqué dans le tableau 4.

Construction ou rénovation

Plans d'étage à l'échelle montrant l'emplacement de la zone financée par la FCI et la taille, la description et la nature de toutes ces zones (par exemple, laboratoire humide, laboratoire sec, bureau, serre), y compris l'espace non utilisable ou les éléments communs (par exemple, couloirs, toilettes). En ce qui a trait aux espaces, il faut clairement faire la distinction entre un espace utilisable et un espace qui ne l’est pas;
Lorsque la composante FCI fait partie de travaux de construction ou rénovation de plus grande envergure :
- Description de la méthode utilisée pour établir les coûts et description de l'analyse ayant mené à déterminer les coûts admissibles déclarés à la FCI dans le budget et les rapports financiers mis à jour. Le cadre relatif à l’attribution des coûts de construction et de rénovation et des exemples de méthodes détaillée et simplifiée de ventilation des coûts se trouvent sur Innovation.ca;
- Confirmation de la firme d’architecture concernant :
  - Les surfaces de plancher brutes et nettes réelles pour l’ensemble des travaux de construction ou rénovation;
  - La superficie nette réelle de l'espace financé par la FCI, avec référence aux plans d'étage joints.

Tableau 3 : Nombre d’heures travaillées et nature des activités

Pratique	Pièce justificative
Rémunération réelle + avantages sociaux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées ou Taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne + avantages sociaux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées ou Taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne + avantages sociaux + élément de frais généraux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées	Registres des heures travaillées et des tâches effectuées, signés par les employés et approuvés par leur supérieur (par exemple, feuilles de temps). Ceux-ci doivent à tout le moins être obtenus avant la présentation d’un rapport financier, habituellement sur une base annuelle. La FCI accepte qu’un établissement ne produise qu’un seul registre de temps couvrant toute la période s’étant écoulée depuis la présentation du dernier rapport financier, de même que des registres de temps produits plus fréquemment. La FCI accepte également qu’une autre personne confirme ces données (par exemple, le responsable du projet ou du département), si cette personne est bien renseignée sur les heures de travail et les tâches des employés. Un modèle de déclaration des coûts du personnel se trouve sur Innovation.ca.
Honoraires à l'acte	Description des services fournis ou des tâches effectuées.
Pourcentage fixe des coûts totaux de construction ou de rénovation pour les coûts d’architecture, d’ingénierie ou de gestion de projet	Description des services fournis ou des tâches effectuées.

Pratique

Pièce justificative

Rémunération réelle + avantages sociaux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées

Taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne + avantages sociaux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées

Taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne + avantages sociaux + élément de frais généraux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées

Registres des heures travaillées et des tâches effectuées, signés par les employés et approuvés par leur supérieur (par exemple, feuilles de temps).

Ceux-ci doivent à tout le moins être obtenus avant la présentation d’un rapport financier, habituellement sur une base annuelle. La FCI accepte qu’un établissement ne produise qu’un seul registre de temps couvrant toute la période s’étant écoulée depuis la présentation du dernier rapport financier, de même que des registres de temps produits plus fréquemment. La FCI accepte également qu’une autre personne confirme ces données (par exemple, le responsable du projet ou du département), si cette personne est bien renseignée sur les heures de travail et les tâches des employés.

Un modèle de déclaration des coûts du personnel se trouve sur Innovation.ca.

Honoraires à l'acte

Description des services fournis ou des tâches effectuées.

Pourcentage fixe des coûts totaux de construction ou de rénovation pour les coûts d’architecture, d’ingénierie ou de gestion de projet

Description des services fournis ou des tâches effectuées.

Si le département produit une facture pour les services rendus, celle-ci peut servir de pièce justificative pour attester du nombre d’heures travaillées (s’il y a lieu) et de la nature des activités, du moment que tous les détails y figurent.

Tableau 4 : Taux horaire, honoraires ou pourcentage fixe

Pratique	Pièce justificative
Rémunération réelle + avantages sociaux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées	Pièces justificatives corroborant le taux de rémunération et les avantages sociaux des employés (par exemple, lettre d’embauche ou preuve d’une modification au taux de rémunération, registres de paie).
Taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne + avantages sociaux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées	Description de la méthode utilisée par l’établissement concerné pour fixer le taux. Pièces justificatives permettant d’établir que le même taux interne est facturé aux autres clients internes (par exemple, taux approuvé par l’administration centrale, taux interne communiqué au personnel, pièces justificatives indiquant que le même taux est facturé pour des projets non financés par la FCI).
Taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne + avantages sociaux + élément de frais généraux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées ou Honoraires à l'acte ou Pourcentage fixe des coûts totaux de construction ou de rénovation pour les coûts d’architecture, d’ingénierie ou de gestion de projet	Description de la pratique habituelle de l’établissement concerné et confirmation que la pratique utilisée pour déclarer des dépenses liées à un projet financé par la FCI est conforme à la pratique que l’établissement utilise habituellement dans le cadre de projets non financés par la FCI. Description de la méthode utilisée pour fixer le taux, les honoraires ou le pourcentage fixe. Pièces justificatives permettant d’établir que le même taux, les mêmes honoraires ou le même pourcentage fixe internes sont facturés aux autres clients internes (par exemple, taux approuvés par l’administration centrale, taux internes communiqués au personnel, pièces justificatives indiquant que les mêmes taux sont facturés pour des projets non financés par la FCI). Pièces justificatives permettant d’établir que le taux, les honoraires ou le pourcentage fixe sont inférieurs ou égaux à la juste valeur marchande (par exemple, données de référence publiées par Hanscomb Ltée (en anglais seulement) ou RSMeans (en anglais seulement) pour la région et la période, factures de services similaires effectués par des fournisseurs externes pendant la même période).

Pratique

Pièce justificative

Rémunération réelle + avantages sociaux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées

Pièces justificatives corroborant le taux de rémunération et les avantages sociaux des employés (par exemple, lettre d’embauche ou preuve d’une modification au taux de rémunération, registres de paie).

Taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne

+ avantages sociaux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées

Description de la méthode utilisée par l’établissement concerné pour fixer le taux.

Pièces justificatives permettant d’établir que le même taux interne est facturé aux autres clients internes (par exemple, taux approuvé par l’administration centrale, taux interne communiqué au personnel, pièces justificatives indiquant que le même taux est facturé pour des projets non financés par la FCI).

Taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne + avantages sociaux + élément de frais généraux, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées

Honoraires à l'acte

Pourcentage fixe des coûts totaux de construction ou de rénovation pour les coûts d’architecture, d’ingénierie ou de gestion de projet

Description de la pratique habituelle de l’établissement concerné et confirmation que la pratique utilisée pour déclarer des dépenses liées à un projet financé par la FCI est conforme à la pratique que l’établissement utilise habituellement dans le cadre de projets non financés par la FCI.

Description de la méthode utilisée pour fixer le taux, les honoraires ou le pourcentage fixe.

Pièces justificatives permettant d’établir que le même taux, les mêmes honoraires ou le même pourcentage fixe internes sont facturés aux autres clients internes (par exemple, taux approuvés par l’administration centrale, taux internes communiqués au personnel, pièces justificatives indiquant que les mêmes taux sont facturés pour des projets non financés par la FCI).

Pièces justificatives permettant d’établir que le taux, les honoraires ou le pourcentage fixe sont inférieurs ou égaux à la juste valeur marchande (par exemple, données de référence publiées par Hanscomb Ltée (en anglais seulement) ou RSMeans (en anglais seulement) pour la région et la période, factures de services similaires effectués par des fournisseurs externes pendant la même période).

Pièces justificatives relatives aux contributions financières

Entente ou lettre confirmant le montant de la contribution financière et, le cas échéant, les conditions du financement;
Preuve de réception (bordereau de dépôt estampé par la banque).

Autres pièces justificatives

Pièces justificatives corroborant la portion du temps pendant laquelle l'infrastructure est utilisée pour la recherche, si elle ne l'est pas 100 pour cent du temps;
Pièces justificatives corroborant la portion de l'espace qu'une installation utilise pour la recherche, si elle n'est pas utilisée dans ce but 100 pour cent du temps;
Pièces justificatives corroborant les principales mesures de contrôle mises en place (par exemple, une preuve de l’approbation de la demande d’achat, du bon de commande, de la réception des produits ou services et du paiement, ainsi qu’une preuve de l’examen des modifications à l’infrastructure et de la demande d’approbation préalable, de la conciliation entre les dossiers financiers et les rapports financiers).

D’autre conditions s’appliquent en ce qui concerne le FEI (section 6.10.5 : Pièces justificatives supplémentaires concernant le FEI). D’autres documents peuvent également être exigés en ce qui concerne les articles comportant des contributions en nature (section 6.5 : Articles comportant des contributions en nature).

6.4.6 Transactions en devises étrangères

Dans les rapports financiers, les transactions en devises étrangères doivent être converties en dollars canadiens conformément aux politiques et aux procédures de l’établissement concerné (par exemple, au taux de change en vigueur à la date à laquelle la dépense est comptabilisée dans le compte, à la date de facturation ou à la date du paiement). Il n’est pas admis d’utiliser le taux de change en vigueur au moment de l’engagement (date du bon de commande). Lorsqu’un établissement conclut un contrat de change lors d’une transaction donnée, pour se protéger des fluctuations du taux de change et que ce contrat est approuvé par le service des finances de l’établissement concerné, la FCI accepte que le taux de change du contrat soit utilisé pour présenter l’information sur la transaction. Il doit toutefois y avoir un lien direct entre le contrat de change et la transaction (même montant, même date de règlement du contrat et du paiement prévu au fournisseur de produits ou de services). L’établissement concerné doit établir ce lien par écrit dès l’entrée en vigueur du contrat.