Mode d'emploi du Système de gestion des contributions de la FCI (SGCF)
Renseignements et soutien au SGCF
Le Système de gestion des contributions de la FCI (SGCF) est un portail sécurisé qui permet aux universités, collèges, hôpitaux de recherche et établissements de recherche à but non lucratif, de soumettre à la FCI des propositions de projets qui requièrent du financement et de gérer les étapes qui se succèdent avant et après l’octroi d’une contribution. Le SGCF est utilisé par les chercheurs et les chercheuses, les administrateurs et administratrices de la recherche dans les établissements admissibles et les évaluateurs et évaluatrices qui examinent les propositions de projets.
Ouvrez une session dans le SGCF (vous pouvez aussi avoir recourt à l'icône qui se trouve en haut de chaque page du site Web de la FCI).
Nouvelles, mises à niveau et interruptions de service planifiées
Nous accordons une grande importance au fait que les informations qui nous sont confiées restent en sécurité. Aussi, pour renforcer la sécurité, nous avons mis en place un système de vérification en deux étapes (ou « authentification multifactorielle »). Les utilisateurs et utilisatrices qui ne l’ont déjà fait devront mettre en place cette vérification lors de leur prochaine connexion. Pour enclencher cette deuxième étape de vérification, ils et elles peuvent utiliser leur nom d'utilisateur ou d’utilisatrice, une autre adresse électronique ou un numéro de téléphone. En avril 2025, nous ajouterons le fait de pouvoir utiliser une application d'authentification à ces options. Cette mesure de sécurité est conforme aux normes du secteur des technologies de l'information. Elle garantira le fait que seuls les utilisateurs et utilisatrices concernés aient accès aux informations contenues dans le SGCF. Pour en savoir plus, veuillez consulter le document d’Initiation au SGCF : un document de synthèse destiné aux chercheurs.
Accès et guides selon le type d’utilisateur du SGCF
Chercheurs et chercheuses (responsable de projet ou membre d’équipe)
Les responsables de projets sont les personnes qui, au nom de leur établissement, sont chargées de gérer les projets financés par la FCI.
Les membres d'une équipe sont ceux qui participent à un projet de recherche et à l’ajout d’informations à la proposition.
Les responsables de projets prennent en charge les étapes qui se succèdent avant et après l’octroi d’une contribution et qui doivent être menées dans le SGCF. Les niveaux d’accès des responsables de projets aux modules pertinents, suite à l’octroi d’une contribution de la FCI, peuvent être modifiés par l’agent ou agente de liaison avec la FCI et la personne en charge de l’administration du compte de l’établissement.
Les responsables de projets et membres d'une équipe qui souhaitent créer un compte dans le SGCF peuvent le faire à partir de l’icône qui se trouve en haut de chaque page du site Web de la FCI.
Pour de plus amples renseignements sur la façon d'utiliser le SGCF, veuillez consulter les guides ci-dessous. Pour obtenir de l'aide au sujet du CV commun canadien (CVC) dans les applications du SGCF, veuillez consulter le guide pertinent ci-dessous.
Guide pour les chercheurs et chercheuses :
Initiation au SGCF : un document de synthèse destiné aux chercheurs
Outil d’aide concernant le CV commun canadien (CVC) :
Guide de soumission du CV commun canadien à la FCI
Évaluateurs et évaluatrices
Les évaluateurs et évaluatrices sont ceux qui participent au processus d'examen des propositions soumises à la FCI. Ils doivent utiliser le SGCF pour avoir accès à tous les documents nécessaires aux évaluations ainsi que pour soumettre leurs observations et appréciations.
Lorsqu’ils acceptent de participer au processus d’examen, le personnel de la FCI leur crée un compte dans le SGCF, gère leurs privilèges d’accès et leur procure les renseignements et documents dont ils ont besoin en fonction des propositions qui leur sont assignées. Les évaluateurs et évaluatrices qui possèdent déjà un compte dans le SGCF, en tant que responsables de projets par exemple, pourront consulter le matériel d’évaluation au moyen de leur compte existant.
Guide des évaluateurs :
Initiation au SGCF : Un document de synthèse destiné des évaluateurs
Administrateurs et administratrices de la recherche dans les établissements admissibles
Les administrateurs et administratrices de la recherche dans les établissements admissibles sont les personnes qui, au nom de leur établissement, sont chargées de gérer les projets financés par la FCI. Ils prennent en charge les étapes qui se succèdent avant et après l’octroi d’une contribution et qui doivent être menées dans le SGCF.
Administrateurs et administratrices de la recherche dans les établissements admissibles ayant un rôle dans la déclaration d’adhésion
Un recteur ou une rectrice, un directeur général ou une directrice générale, de même que les personnes signataires autorisées, l’agent ou agente de liaison avec la FCI et la personne en charge de l’administration du compte de l’établissement se voient attribuer des privilèges dans le SGCF selon les responsabilités indiquées dans la déclaration d’adhésion.
Après avoir reçu ce document signé, la FCI procède à la mise à jour ou à la création des comptes de ces personnes dans le SGCF. Veuillez noter que, selon leurs rôles, la personne en charge de l’administration du compte de l’établissement, l’agent ou agente de liaison avec la FCI et les personnes signataires autorisées se voient automatiquement attribuer des privilèges d’accès minimaux que les établissements ne peuvent modifier. Toutefois, ils peuvent attribuer (et modifier au besoin) des privilèges additionnels à ces personnes. Au moment d’attribuer des privilèges, les établissements doivent prévoir des ressources dans l’intérim afin de garantir la poursuite des activités (c’est-à-dire, lorsqu’un administrateur ou administratrice de la recherche dans les établissements admissibles s’absente).
Un établissement doit informer la FCI le plus tôt possible de tout changement de poste aux niveaux du rectorat, de la direction générale, des personnes signataires autorisées, en charge de l’administration du compte de l’établissement ou des agents de liaison avec la FCI. Pour cela, il faut soumettre une déclaration d’adhésion révisée dûment signée. La FCI supprimera ou mettra à jour les privilèges des personnes remplacées ou retirées de la déclaration d’adhésion. Pour en savoir plus, veuillez visionner la vidéo ci-dessous.
Administrateurs et administratrices de la recherche dans les établissements admissibles n’ayant pas de rôle dans la déclaration d’adhésion
L’agent ou agente de liaison avec la FCI et la personne en charge de l’administration du compte de l’établissement sont responsables d’attribuer les privilèges adéquats aux autres administrateurs et administratrices de la recherche dans les établissements admissibles, conformément aux pratiques et cadres de contrôle de l’établissement. Par conséquent, l’établissement accepte l’entière responsabilité relative à l’attribution des privilèges, ainsi que ses conséquences sur l’intégrité des données et leur accès.
Guide destiné aux administrateurs et administratrices de la recherche dans les établissements admissibles :
Initiation au SGCF : un document de synthèse destiné au personnel administratif des établissements
Gérez les accès au SGCF des utilisateurs et utilisatrices de votre établissement
À titre d’agent de liaison et d’administrateur des comptes de votre établissement, vous avez la responsabilité d’établir les privilèges d’accès appropriés dans le SGCF. Vous devez le faire conformément au cadre de contrôle et pratique de l’établissement. Vous seul avez accès au module pour gérer les déclarations d’adhésion et les privilèges d’accès de votre établissement.
Les utilisateurs du SGCF se divisent en trois groupes : le personnel administratif qui a un rôle dans la déclaration d’adhésion, le personnel administratif qui n’a aucun rôle dans la déclaration d’adhésion et les responsables de projets.
Commençons par le premier groupe.
Lorsque nous recevons une déclaration d’adhésion signée, nous mettons à jour les privilèges d’accès demandés, pour les personnes indiquées dans cette déclaration. Si ces dernières n’ont pas de compte, nous en créerons un pour elles. Vous pouvez visualiser vos déclarations d’adhésion ici, et gérer les privilèges de chaque utilisateur qui a un rôle dans la déclaration d’adhésion. N’oubliez pas que certains privilèges ne peuvent être retirés.
Examinons, maintenant, le deuxième groupe d’utilisateurs. Votre établissement dispose d’une autonomie complète dans la gestion des comptes et des accès de ces administrateurs. Vous êtes responsable de la gestion de leurs privilèges d’accès. Vous pouvez attribuer un nouveau privilège à l’utilisateur sélectionné ou retirer un privilège qu’il a déjà. Si un administrateur ou une administratrice de la recherche dans les établissements admissibles n’a pas de compte dans le SGCF, vous pouvez en créer un pour lui. Vous pouvez aussi exporter une liste de tous les utilisateurs ayant des privilèges d’accès dans votre établissement. N’oubliez pas de vérifier cette liste régulièrement pour vous assurer que l’accès des utilisateurs est toujours approprié.
Passons, maintenant, au dernier groupe. Les responsables de projets doivent créer leur propre compte. Ils seront ainsi capables de créer une demande et de visualiser les décisions de financement de la FCI. À titre d’agent de liaison et d’administrateur des comptes, vous avez la responsabilité de gérer les niveaux d’accès des responsables de projets. Ici, vous pouvez déterminer l’accès pour chaque module, suivant l’octroi d’une contribution. Vous pouvez aussi décider si les responsables de projets peuvent déléguer la saisie de données des rapports d’avancement de projets à une autre personne.
N’oubliez pas que ces niveaux d’accès s’appliquent à tous les responsables de projets de votre établissement et ne peuvent pas être personnalisés. En somme, la gestion des privilèges d’accès dans le SGCF est simple. Elle offre une grande autonomie et flexibilité à votre établissement. Nous sommes confiants que ces fonctionnalités amélioreront votre utilisation du Système de gestion des contributions de la FCI.
Obtenez de l’aide de la FCI
Soutien technique pour le SGCF
help.aide [at] innovation.ca
Pour toute question ou besoin en soutien technique, veuillez communiquer avec notre centre de soutien technique. La FCI répond aux messages le plus rapidement possible, habituellement dans les 24 heures.
Faites-nous part de vos observations
feedback.commentaires [at] innovation.ca
Nous vous invitons à nous envoyer votre avis dans le but d’améliorer le SGCF. Faites-nous part de vos commentaires et de vos idées sur la façon dont le SGCF pourrait mieux vous aider.