6.7 Rapports financiers
6.7.1 Délais de soumission
La FCI détermine la fréquence à laquelle un établissement doit produire ses rapports financiers en fonction du montant de la contribution financière et d'autres facteurs de risque pouvant affecter le projet. Les exigences en ce qui concerne la production de rapports sont définies dans l'entente de contribution financière propre à chaque projet. Si des changements devaient avoir une incidence sur les facteurs de risque touchant le projet, les exigences pourraient être modifiées par la FCI (qui en informerait l'établissement concerné).
En ce qui a trait aux rapports financiers intermédiaires, annuels et bisannuels, ils doivent être remis à la date limite du 15 juin. Les établissements doivent présenter les résultats cumulatifs au 31 mars de la même année pour tout projet en cours ayant reçu du financement de la FCI avant le 1er avril de la même année (pour les rapports annuels) ou avant le 1er avril de l'année précédente (pour les rapports bisannuels). Si un établissement compte produire un rapport financier final avant le 30 septembre de l’année visée, il n’est pas tenu de présenter un rapport financier intermédiaire. Cela signifie que les projets terminés rapidement peuvent ne devoir présenter qu'un seul rapport financier final. Enfin, tout rapport financier final doit être soumis à la FCI dans les six mois suivant la date réelle de fin du projet (section 6.6.2 : Retards dans l’acquisition de l’infrastructure et dans l’achèvement des projets).
La FCI suspendra tout versement à un établissement qui ne satisfera pas à ses obligations de produire le moindre de ses rapports. Tout établissement doit soumettre ses rapports financiers par voie électronique dans le SGCF.
6.7.2 Contenu du rapport financier
Le rapport financier contient les renseignements suivants :
- Les coûts admissibles réels et prévus (projets en cours);
- Les contributions financières réelles et prévues des partenaires admissibles pour couvrir les coûts admissibles;
- Tout changement survenu ou prévu (section 6.6 : Modifications apportées à des projets d’infrastructure) et n’ayant pas encore été approuvé par la FCI;
- Dans le cas du rapport financier final seulement, tout changement à l’infrastructure.
Les établissements doivent déclarer les différentes sources de financement ainsi que le coût réel complet de tous les articles admissibles dans les rapports financiers, même si le coût de ces articles dépasse l’estimation présentée dans leur proposition ou au moment de finaliser leur contribution financière.
6.7.3 Demande du versement final
Pour demander le versement final associé à un projet, les établissements doivent soumettre un rapport financier final. Ce rapport doit indiquer le montant final de tous les coûts admissibles et des contributions financières admissibles, et attester de :
- L’exactitude de l’information fournie dans le rapport financier;
- La disponibilité des ressources pour l’exploitation de l’infrastructure pendant sa durée de vie utile;
- La conformité de l’administration de la contribution financière au présent guide, à la déclaration d’adhésion et à l’entente de contribution financière;
- L’achèvement du projet (tous les éléments d’infrastructure ont été acquis ou construits et sont en état de marche, et tous les coûts ont été engagés).
Les établissements doivent s’assurer que la contribution financière de la FCI se limite au plus petit des deux montants : soit la portion maximale des coûts admissibles financée par la FCI (habituellement 40 pour cent), soit le montant maximal approuvé par la FCI.