6.9 Activités de suivi et d’audit

La FCI effectue des visites périodiques d’examen et des audits de contribution financière afin de s’assurer que les établissements respectent les lignes directrices et administrent adéquatement le financement reçu. La FCI se réserve le droit de déterminer l’admissibilité des coûts et la juste valeur marchande des articles, de refuser des dépenses et de réduire sa contribution financière. Pour éviter que des coûts ne soient contestés ensuite, la FCI conseille aux établissements de communiquer avec elle au début du processus s’ils prévoient ne pas pouvoir respecter les lignes directrices pour un projet donné.

6.9.1 Visites d’examen

La FCI mène des visites d’examen dans les établissements bénéficiaires.

Les objectifs de ces visites sont répartis en trois volets :

• Suivi:
  • Comprendre les principales politiques, pratiques, mesures de contrôle et les principaux procédés mis en place par l’établissement concerné pour gérer les contributions financières de la FCI, et en évaluer l’adéquation;
• Valeur :
  • Fournir de l’information sur les politiques, les lignes directrices et les attentes de la FCI en matière de responsabilité, d’intégrité et de communication avec les parties prenantes, de même qu’échanger des bonnes pratiques utilisées par certains établissements bénéficiaires dans la gestion de leurs contributions financières de la FCI;
  • Souligner aux établissements des occasions d’accroître leur efficacité;
• Rétroaction et développement des connaissances :
  • Solliciter des commentaires auprès de l’établissement concerné. La rétroaction aide la FCI à garantir que ses attentes, lignes directrices et politiques sont claires et adéquates;
  • Acquérir des connaissances dans des secteurs d’intérêt de la FCI.

Lors d’une visite d’examen, la FCI peut également examiner un échantillon des dépenses que l’établissement concerné a associées au FEI. Si un établissement bénéficiaire a transféré des fonds à un autre établissement (par exemple, un hôpital de recherche affilié ou un autre établissement participant au projet), la FCI peut assurer le suivi du compte de ce projet depuis lequel les fonds sont dépensés.

6.9.2 Audit d’une contribution financière

La FCI mène des audits afin de s’assurer que les contributions financières versées ont été utilisées conformément aux modalités des ententes de contributions financières, aux politiques et aux lignes directrices pertinentes. La FCI se réserve le droit de faire l’audit de tout projet qu’elle finance, et ce, même lorsque le dernier versement du montant retenu a été effectué.

Une approche axée sur les risques est utilisée pour choisir les projets qui feront l’objet d’un audit. Plusieurs facteurs de risque sont pris en considération, comme la valeur de la contribution financière de la FCI et des contributions en nature, la complexité du projet et l’expérience de la FCI à l’égard du projet et de l’établissement concerné (y compris les constatations des visites d’examen). Les projets qui ont reçu des contributions financières supérieures à 10 millions de dollars sont automatiquement soumis à un audit. Le degré de risque d’un projet détermine la portée, la nature et l’étendue des activités d’audit. La FCI analyse les risques associés à chaque projet et évalue la nécessité de mener des audits périodiquement. Elle avise les établissements dont les projets devront être soumis à un audit.

Les coûts de l’audit ne sont pas des coûts admissibles aux fins du financement de la FCI. En vertu de certaines lignes directrices, la FCI couvre les coûts de l’audit à même son budget de fonctionnement. Toutefois, si un établissement a omis de préparer les pièces justificatives requises dans les délais établis par les auditeurs ou s’il n’a pas coopéré avec les auditeurs en leur remettant rapidement l’information demandée, la FCI peut exiger qu’il acquitte les coûts additionnels occasionnés par de tels manquements.