Tous les établissements financés par la FCI sont tenus de recueillir des données et des informations sur le rendement de leurs projets et de les communiquer à la FCI. Les exigences en matière de production de rapports varient selon le type de programme de financement et sont établies dans l'entente de contribution financière de chaque projet.
Le principal outil que la FCI utilise pour recueillir des données au sujet des projets qu’elle finance est le rapport d'avancement de projet. Elle utilise également des outils personnalisés si cela s'avère plus efficace ou plus approprié (par exemple, pour les installations financées par l’entremise du Fonds des initiatives scientifiques majeures ou pour des possibilités de financement conjointes).
7.1.1 Rapport d'avancement de projet
Le rapport d'avancement de projet est un questionnaire en ligne que l'on remplit dans le SGCF. En général, un rapport d'avancement de projet est requis pour tous les projets d’infrastructure de recherche financés par la FCI. La production de rapports d'avancement de projet débute lorsque l'infrastructure de recherche est mise en service.
Sauf indication contraire stipulée dans l’entente de contribution financière, pour tout projet auquel la FCI octroie une somme totale supérieure à un million de dollars, les établissements doivent remplir un rapport d'avancement de projet une fois par an pendant cinq ans; tandis que pour tout projet auquel la FCI octroie une somme totale inférieure ou égale à un million de dollars, les établissements doivent remplir un rapport d'avancement de projet une fois par an pendant quatre ans.
Quelles sont les conditions pour qu'une infrastructure soit mise en service?
Une infrastructure est mise en service lorsque l’une des deux conditions suivantes est remplie :
- Un établissement soumet un rapport financier final à la FCI;
- Un ou une responsable de projet ou d’équipe indique dans le SGCF que l’infrastructure a été mise en service.
Comment indiquer qu’un projet est mis en service dans le SGCF?
En ce qui concerne les projets dont la contribution financière de la FCI est inférieure ou égale à un million de dollars, une question à propos du statut opérationnel de l’infrastructure de recherche s’affiche dans le SGCF à partir de la deuxième année après la finalisation de l’entente de contribution financière.
En ce qui concerne les projets dont la contribution financière de la FCI est supérieure à un million de dollars, la question à propos du statut opérationnel s’affiche dans le SGCF à partir de la troisième année après la finalisation de l’entente de contribution financière.
La question réapparait chaque année au cours de la première semaine d’avril et les établissements ont alors jusqu’au 30 juin pour sélectionner si leur infrastructure a été mise en service ou pas encore.
Que se passe-t-il une fois que la sélection « mise en service » est activée dans le SGCF?
Tant que l’infrastructure n’est pas encore mise en service, la question à propos de son statut opérationnel sera posée l’année suivante, à moins qu’un établissement ne soumette un rapport financier final entretemps.
Si un établissement indique que son infrastructure a été mise en service avant le 30 juin, le questionnaire du premier rapport d'avancement de projet sera immédiatement disponible dans le SGCF. Ce questionnaire devra également être rempli et soumis avant le 30 juin.
Pour tous les projets dont on sait que l’infrastructure a été mise en service et qui ne sont pas encore rendus à remettre leur quatrième ou cinquième rapport, le questionnaire du rapport d'avancement de projet sera disponible dans le SGCF la première semaine d'avril de chaque année.
Le rapport d'avancement de projet est normalement rempli par le ou la responsable de projet ou d'équipe, ou une personne déléguée. Les données et les renseignements fournis dans le rapport d'avancement de projet ne doivent se rapporter qu’à l'exercice financier passé selon le calendrier de la FCI (soit du 1er avril au 31 mars). Un rapport d'avancement de projet ne doit pas inclure de résultats qui dépassent cette période ou qui auraient déjà été déclarés au cours d’une année précédente. Par exemple, si l’on rapporte avoir déposé une demande de brevet lors de la deuxième année de mise en service, cette information ne doit pas être signalée à nouveau au cours de la troisième année.
En général, les rapports d'avancement de projet recueillent des informations sur les aspects suivants des infrastructures financées par la FCI :
- Les difficultés rencontrées lors de sa mise en œuvre puis lors de son utilisation et de sa maintenance;
- Sa qualité et durée de vie utile;
- Les sources de financement de son exploitation et de sa maintenance;
- Son niveau d'utilisation;
- Des informations sur ses utilisateurs et utilisatrices;
- Ses collaborations et ententes de recherche;
- Ses résultats de la recherche (par exemple, publications, présentations lors de conférences);
- Son capital de connaissances (par exemple, propriété intellectuelle, accords de licence, entreprises dérivées);
- Son incidence sur la formation de personnel hautement qualifié;
- Ses retombées pour la population canadienne.
Une fois le questionnaire entièrement rempli par les responsables de projet ou d'équipe, les établissements bénéficiaires doivent soumettre leurs rapports d'avancement de projets mis en service avant le 30 juin. Si le questionnaire n'est pas rempli à cette date, les résultats pourraient ne pas être pris en compte dans les rapports internes et externes de la FCI. De plus, elle retiendra tous les versements des établissements qui ne se conforment pas aux exigences en matière de production de rapports tels que stipulé dans n’importe laquelle de leurs ententes de contribution financière.
7.1.2 Collecte d’autres données
Dans certains cas, la FCI peut inviter des représentants des établissements, des chercheurs, chercheuses ou ses partenaires à participer à des entrevues, des sondages ou des groupes de discussion. Ces autres initiatives de collecte de données permettent à la FCI de :
- Approfondir davantage les moyens qu’elle a eus d’atteindre ses objectifs prévus et d’aboutir aux résultats auxquels elle s’attendait;
- Soutenir l'apprentissage organisationnel;
- Prendre de meilleures décisions opérationnelles et stratégiques;
- Être responsable de l'utilisation des fonds publics.