Les coûts admissibles sont définis comme les coûts d'acquisition ou de développement de l'infrastructure de recherche. Les établissements doivent déclarer le coût total de chaque article. Les coûts admissibles peuvent comprendre les taxes applicables (moins les crédits remboursables). Les taxes ne doivent pas être calculées sur la portion de la contribution qui est en nature. Au moment de soumettre une proposition et de finaliser une contribution financière, un établissement doit indiquer le coût qu’il s’attend à devoir payer à la date à laquelle il prévoit acquérir les articles, en tenant compte des éventuelles fluctuations de prix. Des exemples de coûts admissibles et non admissibles sont fournis dans les sections suivantes. Des détails supplémentaires relativement aux coûts liés au personnel, à la construction ou à la rénovation et aux bases de données sont fournis dans les sections suivantes. Les coûts admissibles et non admissibles associés à un programme de financement spécifique sont détaillés dans l’appel à propositions correspondant. Si un article particulier n'est pas clairement défini comme étant admissible ou non admissible, la FCI examinera la requête au cas par cas.
- Équipement de recherche et composantes;
- Expédition, transport et installation de l’infrastructure de recherche (y compris les frais de courtage, les taxes et les droits d’accise);
- Garanties ou contrats de service;
- Abonnements à des logiciels et licences d’utilisation;
- Mobilier de laboratoire;
- Matériel de télécommunication essentiel pour mener les activités de recherche décrites dans la proposition;
- Déplacement vers le lieu d’affaires d’un fabricant, d’un marchand ou d’un fournisseur d’infrastructure de recherche pour choisir l’infrastructure (y compris les coûts liés à la compensation carbone de ce type de déplacement);
- Formation initiale des principaux opérateurs et opératrices de l’infrastructure de recherche. Ces derniers formeront ensuite les autres utilisateurs et utilisatrices de l’infrastructure. Il est aussi possible qu’un fournisseur offre une formation de groupe à l’établissement;
- Salaires (y compris les avantages sociaux) versés au personnel professionnel, technique et de gestion, aux consultants ainsi qu’aux entrepreneurs participant directement à la conception, aux travaux techniques, à la fabrication, à l’installation, à la construction ou à la rénovation de l’infrastructure;
- Construction ou rénovation des locaux essentiels à l’hébergement et à l’utilisation de l’infrastructure ou à la conduite d’activités de recherche décrites dans la proposition;
- Acquisition de bases de données ou conception et développement, limité dans le temps, de bases de données, de manière à ce qu’elles soient prêtes à être exploitées par une communauté de recherche désignée.
- Achat ou location de terrains ou de bâtiments;
- Infrastructure servant principalement à l’enseignement ou à la prestation de soins de santé (lorsque l’infrastructure remplit une double fonction, si par exemple elle sert à la recherche et qu’elle a une fonction clinique, les coûts doivent être calculés et répartis au prorata);
- Mobilier et fournitures de bureau;
- Frais internes pour l’utilisation d’une infrastructure financée par la FCI;
- Coûts d’exploitation (maintenance et frais généraux de l’infrastructure de recherche, du bâtiment ou de toute autre installation où est située l’infrastructure);
- Fournitures et produits consommables;
- Bourses des étudiants de premier, de deuxième et de troisième cycles, des stagiaires postdoctoraux et salaires des chercheurs ou chercheuses;
- Coûts de recherche (par exemple, frais de collecte de données, de recrutement, de publication);
- Frais de déplacement pour se rendre à des conférences;
- Frais administratifs ne figurant pas sur la liste des coûts admissibles.
4.6.1 Personnel
Les salaires versés au personnel professionnel, technique et de gestion, aux consultants ainsi qu’aux entrepreneurs participant directement à la conception, aux travaux techniques, à la fabrication, à l’installation, à la construction ou à la rénovation de l’infrastructure sont admissibles. Un établissement peut faire appel aux services d’un fournisseur externe, auquel cas le coût total de ces services est jugé admissible, dans la mesure où ils visent des activités admissibles. Mais un établissement peut également confier l’exécution des activités admissibles à son personnel professionnel, technique et de gestion, ou à ses conseillers internes.
En règle générale, les établissements ont leurs propres méthodes pour imputer les coûts associés aux services internes. Bien qu’elles varient d’un établissement à l’autre, ces méthodes s’appuient habituellement sur l’un ou plusieurs des énoncés suivants :
- Le salaire réel et les avantages sociaux de l’employé, multipliés par le nombre réel d’heures travaillées;
- Un taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne et des avantages sociaux correspondants, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées;
- Un taux interne égal au coût d’une rémunération moyenne, ainsi que les avantages sociaux et frais généraux correspondants, multiplié par le nombre réel d’heures travaillées;
- Un taux approuvé de rémunération à l’acte (ce taux peut inclure des frais généraux);
- Un pourcentage fixe des coûts totaux d’architecture, d’ingénierie ou de gestion de projet associés aux projets de construction ou de rénovation (ce pourcentage peut inclure des frais généraux).
La FCI accepte les deux premières méthodes dans tous les cas de figure et n’accepte les trois autres méthodes que si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- L'établissement ne récupère pas un montant supérieur aux coûts totaux engagés par l’unité de travail qui fournit les services (en utilisant un taux, des honoraires ou un pourcentage fixe internes);
- L’établissement ne demande pas de remboursement des coûts engagés par l’unité de travail qui fournit les services à une autre source que la FCI;
- Il s’agit de ce que l’établissement a l’habitude de faire pour l’employé qui fournit les services ou effectue les tâches liées à l’activité admissible. En d’autres mots, la méthode utilisée pour déclarer des dépenses liées à un projet financé par la FCI doit être la même que celle utilisée pour déclarer des dépenses semblables engagées pour des activités qui ne sont pas liées à un projet financé par la FCI;
- Le taux, les honoraires ou le pourcentage fixe internes des coûts de construction ou de rénovation sont les mêmes que ceux imputés à tout autre client interne;
- Le taux, les honoraires ou le pourcentage fixe internes sont inférieurs ou égaux à la juste valeur marchande.
Si l’une ou l’autre des conditions ci-dessus n’est pas respectée, les établissements doivent mettre en œuvre les deux premières méthodes.
4.6.2 Construction ou rénovation
Les projets d’infrastructure peuvent comprendre la construction d’un nouveau bâtiment ou, dans un bâtiment existant, l’aménagement de nouveaux locaux (par exemple, l’ajout d’étages, la reconfiguration des locaux), si ceux-ci sont essentiels à l’hébergement et l’utilisation de l’infrastructure ou à la conduite des activités de recherche décrites dans la proposition. Cela comprend les espaces collaboratifs spécialisés nécessaires pour mener la recherche prévue et utilisés principalement pour les activités de recherche. En conséquence, les versements de la contribution financière obtenue pour acquérir les équipements devant être installés dans les locaux construits ou rénovés ne sont effectués que lorsque les locaux en question peuvent héberger les équipements. Lorsqu’un établissement envisage de rénover un bâtiment existant ou de construire un nouveau bâtiment, il convient d'analyser le meilleur rapport coût-efficacité de chaque option qui s’offre à lui. S’il ne choisit pas l'option la plus rentable, il devra fournir une justification à la FCI et obtenir son approbation.
- Coûts directs de construction ou de rénovation, frais accessoires (par exemple, les coûts associés à la planification et au développement de sites; les honoraires professionnels pour des services architecturaux, de conception, ou autres; et les permis et assurances) et provisions pour imprévus (ne devant pas dépasser 10 pour cent des coûts de construction) dans les cas suivants :
- Locaux nécessaires à l’hébergement de l’infrastructure (par exemple, des laboratoires, des installations pour animaux, des salles informatiques et des serres);
- Locaux nécessaires à l’utilisation de l’infrastructure ou à la conduite des activités de recherche (par exemple, des postes de travail, des aires d’entreposage, des bureaux de techniciens, des salles d’entrevues et des espaces collaboratifs);
- Locaux supplémentaires à l’hébergement et l’utilisation d’autres infrastructures admissibles qui, bien que ne faisant pas partie de la proposition, sont essentielles aux activités de recherche prévues;
- Éléments communs essentiels (exigés par les codes du bâtiment) tels que les aires destinées aux services de conciergerie, à la circulation, aux escaliers, aux puits d’ascenseur, aux services mécaniques et électriques, ainsi que ceux occupés par des éléments de structure (par exemple, des murs coupe-feu);
- Les coûts de modifications nécessaires aux locaux attenants à ceux devant être construits ou rénovés pour héberger et utiliser l’infrastructure de recherche admissible au financement de la FCI.
Les éventuelles fluctuations de prix, entre le moment où une proposition est soumise et le début de la construction, doivent être comprises dans les coûts directs et les frais accessoires (et non dans les provisions pour imprévus).
- Coûts directs de construction ou de rénovation, frais accessoires et provisions pour imprévus liés aux :
- Locaux servant à des activités autres que la recherche (par exemple, les activités administratives, pédagogiques et cliniques);
- Locaux servant à héberger de l’équipement non admissible;
- Bureaux à l’intention du corps enseignant, du corps étudiant et du personnel administratif;
- Déménagement de locataires actuels;
- Aménagement paysager;
- Collections d’œuvres d’art;
- Frais administratifs.
Conditions au moment de soumettre une proposition
Au moment de soumettre une proposition, les projets d’infrastructure qui comprennent la construction ou la rénovation de bâtiments doivent avoir de loin dépassé le stade conceptuel. La FCI s’attend à ce que les établissements aient :
- Défini la vocation du bâtiment;
- Exploré diverses options de construction ou de rénovation et choisi la meilleure;
- Obtenu des devis fiables des coûts des travaux (par exemple, devis préparés par un expert-métreur ou par un entrepreneur, devis respectant les normes de l’industrie ou registre de récentes expériences pour des projets de construction ou de rénovation semblables).
La FCI s’attend à ce que les travaux de construction ou de rénovation commencent dans les 18 mois qui suivent une décision de financement. Pendant cette période, les établissements doivent avoir finalisé les contrats de construction ou de rénovation et avoir commencé les travaux. Lorsqu’un projet comprend des travaux de construction ou de rénovation sur plusieurs sites, les travaux sur chacun de ces sites devraient avoir commencé dans les 18 mois qui suivent la décision de financement. Bien que la FCI reconnaisse que certains projets puissent nécessiter des travaux de construction ou de rénovation importants ou complexes, elle s’attend à ce que les établissements aient achevé les travaux de planification et d’élaboration de ces projets au moment de soumettre la proposition.
Pour tous les projets de construction ou de rénovation, les établissements doivent fournir les renseignements suivants :
- Description complète des nouveaux locaux, y compris les aires communes (par exemple, les couloirs, les toilettes). La description doit inclure l’emplacement des nouveaux locaux, leur superficie respective et le type de local (par exemple, laboratoire sec, aqualabo, bureau, serre);
- Principales dates d’achèvement des diverses phases du projet de construction ou de rénovation;
- Plans d’étages des nouveaux locaux montrant où sera située l’infrastructure et l’échelle des plans, lorsqu’un projet de construction ou de rénovation porte sur plusieurs pièces;
- Une ventilation détaillée de l’ensemble des coûts du projet de construction ou de rénovation, par type de coût (coûts directs, frais accessoires, provisions pour imprévus) lorsque l’on prévoit que ces coûts dépasseront 500 000 dollars.
4.6.3 Bases de données et bibliothèques numériques
Une base de données de recherche est un ensemble systématique de renseignements conçu et structuré comme un outil de recherche utilisable. Une base de données peut être centralisée ou distribuée en réseau. Dans ce guide, l’emploi de « bibliothèque numérique » équivaut à « base de données ». La FCI financera l’acquisition de bases de données ou la conception et le développement, limité dans le temps, de bases de données, de manière à ce qu’elles soient prêtes à être utilisées par une communauté de recherche désignée.
- Ordinateurs, matériel informatique et logiciels;
- Achat d’ensembles de données ou collections numériques existants;
- Travail technique ou professionnel de conception et de développement de bases de données (limité dans le temps), de manière à ce qu’elles soient prêtes à être utilisées par une communauté de recherche désignée. Ce travail comprend :
- Le nettoyage des données (par exemple, vérifications et modifications), le codage, la conversion d’un format à un autre, la saisie et le transfert de données;
- La conception, le développement, les essais bêta et pilotes, la mise en service et l’intégration des bases de données;
- La fusion et la structuration des données existantes qui ne sont pas encore incorporées à des unités de référence facilement utilisables;
- La personnalisation d’outils qui permettent d’accroître la valeur de la base de données pour les utilisateurs et utilisatrices (par exemple, la recherche intelligente);
- Rédaction de guides d’utilisation;
- Construction ou rénovation des locaux pour héberger et utiliser la base de données.
- Recherche pour produire un ensemble ou une base de données, y compris les coûts liés aux tâches suivantes :
- La collecte de données primaires;
- La préparation de questionnaires;
- La conception de protocoles de sondage;
- L’élaboration de méthodes d’échantillonnage;
- La réalisation des travaux sur le terrain;
- La réalisation de sondages et d’entrevues;
- Personnel autre que technique (par exemple, personnel de la protection de la vie privée, personnel de sécurité et d’inspection);
- Mises à jour régulières de la base de données;
- Frais d’accès à une base de données à des fins de recherche;
- Activités de recherche utilisant la base de données;
- Construction ou rénovation de bibliothèques traditionnelles;
- Entretien des collections de bibliothèques traditionnelles;
- Collections traditionnelles.
4.6.4 Calcul informatique de pointe
La FCI s’attend à ce que l’infrastructure de calcul informatique de pointe (CIP) soit intégrée à la plateforme nationale de CIP grâce au processus que gère l’Alliance de recherche numérique du Canada . Ainsi, un établissement qui désire demander ce type d’infrastructure doit préparer sa proposition en consultation avec l’Alliance. Plus de renseignements se trouvent sur le site Web de l’Alliance .
L’infrastructure de calcul informatique de pointe comprend normalement les ressources ou les systèmes suivants :
- Systèmes à forte capacité dédiés aux calculs séquentiels;
- Systèmes dédiés aux applications parallèles requérant une communication à très haut débit;
- Systèmes à mémoire partagée;
- Systèmes dédiés aux applications requérant une grande quantité de mémoire;
- Stockage à haute performance;
- Archivage;
- Informatique en nuage;
- Systèmes comportant des cartes accélératrices, y compris des cartes graphiques;
- Systèmes de visualisation à haute performance;
- Systèmes dédiés au calcul orienté et interactif.
Une telle infrastructure coûte habituellement plus de 100 000 dollars.