La FCI s’attend à ce que les articles admissibles comportant des contributions en nature soient déclarés à leur juste valeur marchande. Il incombe aux établissements de s’assurer du caractère raisonnable de la juste valeur marchande déclarée.
Les établissements peuvent demander une contribution en nature aux fournisseurs, sans toutefois en préciser le montant ou le pourcentage exact, puisque la contribution est volontaire. La FCI déconseille les achats pouvant entraîner une surestimation de la valeur d’un article et de la contribution en nature. Les établissements doivent être prudents et tenir compte du risque de surestimer la valeur d’un article. Ils doivent faire en sorte que les contributions en nature déclarées à la FCI soient réelles et bien évaluées.
La FCI se réserve le droit de déterminer l’admissibilité et la valeur des articles comportant des contributions en nature, de refuser des dépenses et de réduire sa contribution financière à un projet. La FCI conseille aux établissements d’entrer en communication avec elle le plus tôt possible lorsqu’ils prévoient qu’il sera difficile de satisfaire aux lignes directrices afin d’éviter que de tels articles soient considérés inadmissibles ou évalués de manière incorrecte.
6.5.1 Définitions
Juste valeur marchande (coût admissible) – Prix dont conviennent deux parties compétentes n’ayant aucun lien de dépendance, agissant en toute liberté et en pleine connaissance de cause dans un marché où la concurrence peut s’exercer librement. La juste valeur marchande est le prix qu’un établissement pourrait s’attendre à payer lors d’une transaction effectuée dans de telles conditions, après la remise normale et celle consentie aux établissements d’enseignement, mais avant toute remise offerte à titre de contribution à l’égard d’un projet financé par la FCI.
Remise normale – Remise normalement consentie à un établissement, compte tenu de facteurs tels que son volume de transactions courant et sa situation géographique. Les remises consenties pour règlement anticipé ou pour règlement comptant sont considérées comme des remises normales.
Remise consentie à un établissement d’enseignement – Remise normalement consentie à un établissement en raison de son statut.
Prix de vente net – Montant en espèces payé ou à payer par un établissement.
Contribution en nature admissible – Ressources non pécuniaires offertes par un partenaire externe à titre de contribution à l’égard d’un projet financé par la FCI. La contribution peut être constituée de la valeur totale ou partielle d’articles admissibles qui sont des biens en capital ou qui ne sont pas des biens en capital mais sont essentiels à la mise en service de l’infrastructure. Le montant de la contribution en nature admissible est obtenu en retranchant le prix de vente net (s’il y a lieu) de la juste valeur marchande de l’article.
6.5.2 Évaluation des articles comportant des contributions en nature et documentation requise
La FCI reconnaît les articles admissibles comportant des contributions en nature à leur juste valeur marchande au moment du transfert de propriété à un établissement, dans la mesure où cette valeur peut être raisonnablement déterminée et justifiée par la documentation. Dans certains cas, la juste valeur marchande d’un article est connue, alors que dans d’autres cas, elle doit être estimée au moyen de méthodes généralement reconnues (par exemple, valeur dépréciée). Dans le cas d’ensembles de données qui ne sont pas vendus à des tierces parties, un établissement ne pourra déclarer que le coût requis pour personnaliser l’ensemble de données. De la même façon, pour des articles uniques qui ne sont pas vendus de manière régulière, l’établissement ne pourra déclarer que le coût de fabrication additionnel, à moins que la juste valeur marchande puisse être déterminée de façon raisonnable.
Si un établissement inscrit une contribution en nature à la juste valeur marchande dans ses états financiers audités, la FCI acceptera la juste valeur marchande et les pièces justificatives jugées raisonnables par un auditeur externe. Dans le cas de contributions de partenaires externes qui sont considérées comme des dons de charité pour usage fiscal, la FCI acceptera la juste valeur marchande jugée raisonnable par l’Agence du revenu du Canada. Il incombe aux établissements concernés de s’assurer du caractère raisonnable de la juste valeur marchande déclarée des articles comportant des contributions en nature. Pour ce faire, ils doivent tenir compte de la nature de chaque transaction et déterminer le caractère raisonnable de la valeur de cette contribution selon les circonstances. Enfin, ils doivent communiquer avec la FCI s’ils ne s’estiment pas capables de déterminer la juste valeur marchande d’un article comprenant une contribution en nature.
Contributions en nature des fournisseurs
Pour aider à déterminer la juste valeur marchande d’un article comprenant une contribution en nature, un établissement devra obtenir du fournisseur une confirmation (qui pourrait être jointe au devis, aux documents relatifs à un appel d'offres, à une facture ou à une lettre ) selon laquelle le tarif aurait bien été exigé de l’établissement pour l’article ou le service rendu (prix après la remise normale et celle consentie spécifiquement aux établissements d’enseignement mais, avant toute remise offerte aux articles en lien avec un projet financé par la FCI) . L’établissement en question devra aussi considérer toute autre information facilement disponible comme :
- D’autres soumissions reçues dans le cadre d’une procédure d’appel d’offres concurrentiel et qui contiennent de l’information utile sur la comparaison du marché;
- Le montant en espèces payé pour le même article d’infrastructure (ou similaire) lorsque cet article ne faisait pas partie d’un projet financé par la FCI et qu’il ne comprenait pas une contribution en nature;
- L’expérience que l’établissement a acquise avec la façon de faire du fournisseur en matière de remise.
L’établissement concerné conservera toute pièce justificative pour appuyer la juste valeur marchande.
Articles comportant une contribution en nature supérieure à 500 000 dollars
Les établissements doivent faire preuve d’un degré de diligence plus élevé lorsque la contribution en nature est importante. Dans le cas des articles comportant une contribution en nature supérieure à 500 000 dollars, les établissements doivent corroborer le prix confirmé par le donateur ou le fournisseur en s’appuyant sur d’autres sources d’information et en évaluant formellement la juste valeur marchande. Cela impliquera éventuellement de procéder à une comparaison du marché, une comparaison avec d’autres achats effectués par l’établissement concerné lui-même ou par d’autres établissements, ou une évaluation. Il est possible qu’un tel établissement n’ait pas facilement accès à l’information nécessaire pour faire l’évaluation.
Dans le cas de ces articles, un établissement devra décrire la méthode d’évaluation utilisée ou à être utilisée à la FCI avant la finalisation de la contribution financière. Il devra transmettre également l’évaluation de la juste valeur marchande de ces articles à la FCI avant que le transfert de propriété ne lui soit fait ou au moment de celui-ci. L’établissement concerné devra solliciter l’expertise de ses départements de gestion des achats ou de l’approvisionnement ainsi que du service responsable d’évaluer les dons en nature pour procéder à cette évaluation. L’évaluation de la juste valeur marchande devrait être revue et approuvée par la personne responsable d’un de ces départements. L’établissement conservera toutes les pièces justificatives de cette évaluation (par exemple, soumissions et factures d’achats similaires) aux fins d’audit, lesquelles devront être fournies sur demande.
La FCI procédera à un examen sommaire des évaluations menées par les établissements et s’assurera que la méthode utilisée semble raisonnable. Toutefois, la FCI ne validera pas les données à ce stage. Elle fera part des inquiétudes soulevées à chaque établissement concerné. La FCI ne procédera à un audit que plus tard, pour valider les faits et les éléments inclus dans l’évaluation d’un échantillon de projets. Lorsqu’une évaluation indépendante par une tierce partie sera requise, un établissement devra contacter la FCI qui coordonnera et assumera les coûts de l’évaluation à mener selon une approche basée sur les risques. La FCI ne paiera pour une évaluation indépendante menée par une tierce partie, que s’il n’existe pas d’autre méthode d’évaluation.
La page du site Web Innovation.ca consacrée aux ressources en lien avec les appels à propositions et la gestion du financement contient :
- Des méthodes d’évaluation de la juste valeur marchande et des circonstances qui peuvent nécessiter une évaluation indépendante;
- Une procédure d’appel d’offres concurrentiel pour les articles comportant des contributions en nature de fournisseurs, des considérations importantes à l’égard de la procédure d’appel d’offres concurrentiel et des exemples d’évaluations acceptables des soumissions, y compris des évaluations de la juste valeur marchande.
6.5.3 Déclaration d’un article comportant une contribution en nature
En ce qui concerne les articles comportant une contribution en nature, le coût admissible qui doit être déclaré à la FCI est la juste valeur marchande après la remise du fournisseur (normale ou consentie aux établissements d’enseignement) mais avant la contribution en nature (6.5.1 Définitions).
Figure 3 : Comment calculer le coût admissible des articles comportant des contributions en nature
|
Prix courant de l’article |
500 $ |
|
Remise normale |
(20 $) |
|
Remise consentie aux établissements d’enseignement |
(80 $) |
|
Prix après la remise normale et celle consentie aux établissements d’enseignement/ |
400 $ |
|
Remise offerte à titre de contribution à l’égard d’un projet financé par la FCI (contribution en nature admissible) |
(100 $) |
|
Prix de vente net (montant en espèces) |
300 $ |
Les taxes sur la portion en espèces d’un article comportant une contribution en nature, après déduction des ristournes (le cas échéant), peuvent être incluses dans les coûts admissibles déclarés à la FCI. Les taxes sur la portion en nature d’un tel article ne doivent pas être calculées ni déclarées à la FCI.