Adopter une approche de gestion fondée sur le risque

La FCI encourage les établissements à adopter une approche fondée sur le risque pour gérer leur portefeuille de projets financés par la FCI. L’utilisation d’une approche fondée sur le risque peut contribuer à l’amélioration de la prise de décision et se traduire par un cadre de gestion et de suivi plus efficace et efficient, ainsi qu’une utilisation optimale des ressources de l’établissement.

Certaines des pratiques fondées sur le risque mises en place par les établissements comprennent :

• Examiner et documenter les risques liés au projet : Les risques liés au projet sont examinés à un stade précoce, souvent aux étapes de l’élaboration et de l’examen interne de la proposition. Le processus d’évaluation interne fait en sorte que les risques liés au projet qui peuvent en entraver la réussite sont ainsi ciblés (par exemple, augmentations de couts et retards importants possibles ou fonds d’immobilisations et d’exploitation insuffisants) et que des mesures d’atténuation, y compris toute activité de suivi, font l’objet de discussions.
  
  Certains établissements ont mis en place un processus formel pour documenter les risques et les mesures à prendre (comme un registre) et mettre cette information à la disposition des principales parties prenantes (notamment les comités internes d’évaluation et de sélection et les comités de suivi).
• Adapter la nature et l’étendue des pratiques de suivi : De nombreux établissements adaptent leurs activités de contrôle et de suivi à la complexité et à l’échelle de chaque projet ainsi qu’à la nature des opérations du projet. Par exemple, des comités de suivi additionnels sont créés pour surveiller attentivement les grandes initiatives afin de s’assurer que les budgets, les calendriers ou d’autres risques importants sont gérés de façon appropriée. Il en va de même pour le degré de contrôle rehaussé, comme c’est souvent le cas pour examiner et surveiller les contributions en nature qui peuvent représenter des fonds de contrepartie importants et, à ce titre, être perçues comme un secteur plus à risque pour les établissements. L’admissibilité des dépenses est un autre aspect pour lequel certains établissements ont adopté une approche fondée sur le risque et adapté leurs procédures de suivi en fonction de la valeur et de la nature des opérations. En réduisant l’étendue du suivi dans les secteurs à faible risque et en concentrant les efforts dans les domaines d’importance présentant un risque accru, les établissements peuvent bénéficier d’un cadre de gestion et d’une utilisation des ressources plus efficaces et efficientes.
• Suivi continu : Les risques liés au projet sont surveillés tout au long du cycle de vie du projet. Les diverses activités de suivi permettent à l’établissement de réévaluer les risques et de s’assurer que les mesures d’atténuation en place sont toujours appropriées et adaptées au degré de risque. Dans le cas de projets multiétablissements, certains établissements prévoient des clauses dans les accords interétablissements afin d’atténuer les risques et de fournir des recours, le cas échéant.
  
  En outre, un examen de l’approche globale pour gérer son portefeuille de projets financés par la FCI permet à l’établissement de réévaluer les risques auxquels il est exposé, de cerner les occasions d’être plus efficace et, peut-être, de trouver des moyens de réduire son fardeau administratif.

Voici comment certains établissements ont mis en œuvre ces pratiques.

Université de Victoria

L’université de Victoria utilise une approche fondée sur les risques pour évaluer chacun de ses projets et elle le fait au cours de l’étape de l’élaboration d’une proposition. L’outil d’évaluation des risques est mis à jour tout au long du cycle de vie du projet et est employé dès que l’établissement doit donner son approbation, que ce soit pour soumettre une proposition, un formulaire de finalisation d’une contribution, une demande de modification, ou tout autre requête. Tous les projets universitaires des dernières années comprennent cette évaluation qui met en évidence les principaux domaines où il pourrait y avoir un risque et les mesures d’atténuation qui sont mises en place pour traiter de chaque risque. Pendant la mise en œuvre d’un projet, des exercices de contrôle et de surveillance des dépenses sont effectués par le Bureau des services de recherche au moment des achats. Un soutien continu aux projets est également assuré par les membres du groupe consultatif concernant les opérations du Bureau des services de recherche.

Personne-ressource :

Jill Taylor
Gestionnaire des programmes institutionnels
Bureau des services de recherche
Téléphone : 250 721-7972
Courriel : cfimanager [at] uvic.ca

Université d’Ottawa

L’université d’Ottawa a mis en place des procédures générales pour réduire le plus possible les risques liés à son portefeuille de projets financés par la FCI. Elle a consacré du temps et des efforts à la mise en œuvre de mesures visant à cibler, à prévenir et à surveiller les risques importants. La nature et l’étendue des activités de suivi menées par l’université sont adaptées aux risques que présente chaque projet. Par exemple, le groupe de gestion des projets stratégiques (GGPS) tient diverses réunions afin d’examiner et de surveiller l’état des projets, du moins aux principales étapes. Il accorde une attention particulière aux projets dont on suppose qu’ils présentent un risque élevé. Des comités directeurs sont mis en place et des gestionnaires de projet sont affectés à la gestion de projets plus complexes et de plus grande envergure. Par exemple, dans le cas du Complexe de recherche avancée, une structure de suivi renforcée a été mise en place pour surveiller le projet, à savoir le comité directeur du Complexe de recherche avancée, qui relève directement du comité d’administration de l’université. Le bureau de gestion des risques a également participé au suivi de ce projet.

L’université réévalue régulièrement ses pratiques et ses processus afin de s’assurer qu’ils sont toujours appropriés et adaptés au degré de risque que chaque projet représente.

Personne-ressource :

Brigit Viens
Directrice du bureau des initiatives de développement stratégique
Services de recherche
Téléphone : 613 562-5800, poste 3405
Courriel : bviens [at] uottawa.ca

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