Mettre en œuvre un projet en respectant l’échéancier
La mise en œuvre et l’achèvement des projets en temps opportun aident à garantir que les investissements substantiels dans les projets financés par la FCI produiront les résultats escomptés. Dans certains cas, des retards considérables dans la mise en œuvre d’un projet peuvent réduire la pertinence ou l’avantage concurrentiel de l’infrastructure ou de la recherche. Il est donc important que l’établissement et la FCI finalisent rapidement l’entente de contribution financière et surveillent attentivement la mise en œuvre de chaque projet.
Pour ce faire, plusieurs établissements ont instauré des processus et des mécanismes pour atténuer les risques de retards importants, par exemple :
- Prendre en considération tous les principaux aspects de la mise en œuvre d’un projet dès l’étape de l’élaboration de la proposition : des discussions à propos des principaux éléments à considérer, tels que l’état de préparation du projet et toute exigence particulière (espace, caractéristiques techniques et autres), ont lieu à l’étape de la préparation de la demande. Ainsi, on peut s’assurer que seuls les projets assez murs et viables sont examinés en vue d’être présentés à la FCI, ce qui réduit les risques de retards dans la mise en œuvre et de modifications après l’octroi de la contribution qui peuvent nuire au projet.
- Fixer des échéanciers de mise en œuvre réalistes et raisonnables aux étapes de la proposition et de la finalisation de la contribution : les principales unités de soutien qui gèreront le projet (par exemple, les services de recherche, les services d’approvisionnement et la gestion des installations, s’il y a des travaux de construction ou de rénovation) participent dès les premières étapes d’une demande de contribution. Leur expérience et leur savoir-faire permettent de tenir compte des facteurs notables qui peuvent retarder l’acquisition de certains articles (négociations entre divers établissements, temps nécessaire pour finaliser le devis descriptif, négociation de contrats, essai de réception et autres).
- Finaliser rapidement l’entente de contribution financière : un suivi étroit du processus de finalisation de la contribution permet de s’assurer que les projets avancent et sont mis en œuvre à temps. Le financement de contrepartie doit être garanti avant de finaliser une entente de contribution financière avec la FCI. Si la majorité des établissements ne finalisent leurs ententes de contribution financière avec la FCI qu’après la validation du financement provincial, quelques établissements le font avant d’en avoir la confirmation et assument le risque associé au financement provincial pour accélérer la mise en œuvre des projets (c’est-à-dire qu’ils feront eux-mêmes la contribution si celle attendue ne se concrétise pas). Le choix de la pratique suivie dépendra souvent du niveau de tolérance au risque de l’établissement.
- Suivi des échéanciers du projet pendant sa mise en œuvre : en général, une ou plusieurs unités de soutien clés surveillent les échéanciers. Par exemple, elles peuvent examiner le rythme des dépenses du projet (par exemple, lors de la production de rapports financiers, ou plus souvent, au besoin) et effectuer des suivis plusieurs mois avant la date fixée pour l’achèvement du projet afin de discuter de la date de fin prévue du projet et de la valider. Certains établissements adaptent la nature et la portée de leurs activités de suivi selon le risque de retard de chaque projet (en faisant, par exemple, des examens plus fréquents pour les projets présentant un plus grand risque).
Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.
Université d’Ottawa
À l’Université d’Ottawa, la gestion du cycle de vie des projets financés par la FCI relève du groupe de gestion des projets stratégiques (GGPS). Ce groupe est formé des principaux services qui représentent le Cabinet du vice-recteur à la recherche et à l’innovation, les Services des approvisionnements, des immeubles et des ressources financières. Ces services clés, en collaboration avec les chercheurs, les chercheuses et leurs facultés, interagissent à toutes les étapes de la mise en place d’un projet, que ce soit pour coordonner et soutenir sa planification, le mettre en œuvre ou produire les rapports qui en dépendent. Le comité directeur du GGPS (lequel est formé des vice-rectrices et vice-recteurs associés et des directrices et directeurs des principaux services) se réunit tous les mois pour discuter des priorités stratégiques et des défis associés aux projets.
Une fois que l’établissement reçoit de la FCI un avis de contribution, le GGPS et le ou la responsable du projet se réunissent pour discuter du processus de finalisation de la contribution. Le service des approvisionnements, celui des Immeubles (au besoin), le service des soins animaliers (au besoin) et le ou la responsable du projet travaillent alors ensemble afin d’établir une stratégie d’approvisionnement et de fixer des échéanciers réalistes de mise en œuvre du projet .
L’Université d’Ottawa autorise la finalisation de l’entente de contribution financière avec la FCI pour certains projets (par exemple, ceux qui relèvent du Fonds des leaders John-R.-Evans) avant d’obtenir la confirmation du financement provincial, ce qui permet à ces projets d’avancer rapidement. La décision d’octroyer un financement provisoire est prise à l’aide d’une matrice d’évaluation du risque. L’établissement octroie un financement provisoire pour les projets à faible risque, tandis qu’il attend de recevoir la confirmation du financement provincial avant de finaliser la contribution de projets à risque élevé.
Lors de ses réunions ordinaires, le GGPS discute des retards ou des changements majeurs pouvant nuire à la réalisation des projets dont la mise en œuvre est en cours. Il accorde une attention particulière aux projets à risque élevé. Afin de mieux communiquer les défis, risques et problèmes associés au portefeuille de projets financés par la FCI, le GGPS a élaboré un document concernant l’état d’avancement des projets financés par la FCI. Ce document offre une vue d’ensemble des projets financés par la FCI ou en attente d’une décision de financement (état, statut prioritaire, échéancier et approche). Chacun des quatre services clés fournit une mise à jour du projet, selon sa propre perspective, au moyen d’un code de couleur normalisé qui permet de visualiser facilement l’état d’avancement du projet. Le document est examiné toutes les deux semaines par un sous-groupe du GGPS responsable de mettre les projets en œuvre. Le comité directeur et les gestionnaires de projet désignés se chargent d’effectuer un suivi et de superviser adéquatement la mise en œuvre des projets complexes ou d’envergure. Ces mesures permettent de repérer et de résoudre rapidement les problèmes liés à la mise en œuvre des projets.
Personnes-ressources :
Brigit Viens
Directrice du bureau des initiatives de développement stratégique
Services de recherche
Téléphone : 613 562-5800, poste 3405
Courriel : bviens [at] uottawa.ca
France Boucher
Directrice de la recherche, de la fiducie et de la dotation
Ressources financières
Téléphone : 613 562-5800, poste 1509
Courriel : france.boucher [at] uottawa.ca
Université Queen’s
Les services de recherche de l’Université Queen’s participent activement à l’étape de l’élaboration d’une proposition et, en fonction des besoins signalés par le projet, sollicitent la collaboration d’unités de soutien clés, avant de présenter une demande. Les considérations d’espace sont également prises en compte à cette étape par le biais d’un formulaire de demande de planification et de rénovation qui doit être remis au service de planification de l’université et ce, afin de s’assurer que l’espace proposé est adéquat et convient aux exigences techniques de l’infrastructure requise.
L’établissement s’efforce de finaliser rapidement les ententes de contribution financière avec la FCI, souvent en quelques mois. À l’étape de la finalisation d’une entente de contribution, l’établissement n’obtient des devis et des prix mis à jour que pour les articles de plus de 100 000 dollars, lorsque les devis originaux datent de plus d’un an ou lorsque la FCI l’exige. L’établissement n’attend pas la confirmation du financement provincial pour finaliser son entente de contribution financière avec la FCI. L’établissement ne peut toutefois dépenser les fonds de la FCI que lorsque l’entente de financement avec la FCI est finalisée et que la décision de la province d’octroyer du financement est connue. Pour dépenser le financement accordé par la province, une entente de contribution financière provinciale doit être en place. Cette procédure permet aux projets de commencer à dépenser rapidement, tout en atténuant les risques associés au financement provincial.
Les services de recherche universitaire travaillent en étroite collaboration avec les services d’approvisionnement stratégique, le service de comptabilité de la recherche, le Centre d’informatique avancée et les services de planification de l’université pour faire le suivi d’un projet à toutes les étapes.
Les services d’approvisionnement stratégique font le suivi des coûts et des évaluations des contributions en nature à l’étape de l’approvisionnement. Les gestionnaires de projet des services de planification de l’université surveillent l’état d’avancement des projets comportant des travaux de construction ou de rénovation. L’avancement des projets est aussi surveillé par les unités clés lors des réunions du comité des opérations, en particulier en ce qui concerne les plus grands projets liés au Fonds d’innovation. La production des rapports financiers permet de surveiller l’état d’avancement des projets et est assurée par le service de comptabilité de la recherche qui fait état des dépenses réelles et explique les écarts des coûts. Les services de recherche universitaire supervisent la mise en œuvre du projet et travaillent en collaboration avec tous les services mentionnés ci-dessus pour s’assurer que le projet soit mis en service de façon opportune et ils rapportent à leurs organismes subventionnaires tout retard ou toute modification du projet, le cas échéant.
Personne-ressource :
Hollie O’Dette-Hoiles
Responsable de la recherche pour les programmes institutionnels
Services de recherche universitaire
Téléphone : 613 533-6000, poste 32757
Courriel : hoilesh [at] queensu.ca
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