Mettre en place des suivis additionnels par rapport aux projets complexes et d’envergure

Les risques associés aux projets financés par la FCI peuvent varier considérablement d’un projet à l’autre. Les projets complexes ou d’envergure requièrent souvent un suivi plus étroit afin que les budgets, les échéanciers, la portée du projet et les problèmes soient bien gérés. Plusieurs établissements suivent une approche fondée sur le risque pour orienter leurs activités de gestion et de suivi et affectent des ressources ou des comités de gestion à ces projets.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

Université de Victoria

Au cours de l’étape d’élaboration de la proposition, l’Université de Victoria mène une évaluation des risques de chaque projet. Celle-ci est mise à jour tout au long des processus d’approbation et de finalisation d’une contribution financière. En outre, les risques identifiés sont intégrés dans les plans du projet une fois l’entente de contribution financière signée.

Pendant la mise en œuvre d’un projet important ou complexe, l’université peut choisir d’entreprendre des visites régulières sur le site. Ces visites permettent de poursuivre les discussions avec les chefs de projet et leurs équipes sur l’état d’avancement de ces projets. Les visites sur site sont effectuées régulièrement par des représentants des services de recherche, de la comptabilité de la recherche, des achats et d’autres départements, le cas échéant. Ces visites permettent de maintenir le dialogue avec les responsables de projets et leurs équipes quant à la progression de la mise en œuvre des projets. Les visites sur place ont été effectuées régulièrement, par les représentantes et les représentants des services de la recherche, de la comptabilité de la recherche, des achats et d’autres services au besoin.

Pour les projets plus importants et plus complexes, dont on estime qu’ils comportent des risques plus élevés, l’université peut créer des comités de gestion ou des comités scientifiques officiels. Ceux-ci ont pour but d’aider réorienter les projets et à résoudre les problèmes continus une fois que l’infrastructure a été mise en service. Ces comités ont été créés pour des projets tels que le Laboratoire de pointe sur les isotopes rares et pour des installations résultant de projets financés par la FCI.

Personne-ressource :

Jill Taylor
Gestionnaire des programmes institutionnels
Bureau des services de recherche
Téléphone : 250 721-7972
Courriel : cfimanager [at] uvic.ca
 

Hôpital pour enfants malades

Le comité sur l’équipement de recherche et les rénovations de l’Hôpital pour enfants malades fait un examen trimestriel des budgets en capital. Ces examens permettent aux principales parties prenantes de passer en revue la progression de divers projets de construction ou de rénovation, notamment des projets complexes et de grande envergure, et de discuter des problèmes (hausse des coûts, retards, problèmes techniques ou autres).

De plus, divers comités de gestion et de suivi ont été mis en place pour les initiatives complexes ou de grande envergure. Un bon exemple est l’Institut de recherche en santé infantile SickKids financé par le Fonds des hôpitaux de recherche, où on a mis en place une structure de gouvernance distincte qui comprend la création d’un comité directeur et de comités des équipements, des approvisionnements et des opérations.

Personne-ressource :

Belinda Potter
Contrôleuse principale des contributions de recherche et services financiers
Téléphone : 416 813-7431
Courriel : belinda.potter [at] sickkids.ca

Sujets connexes

Mise en œuvre du projet respectant l’échéancier
Suivi de l’admissibilité des dépenses et des changements à l’infrastructure