Personnaliser le processus d’élaboration et d’évaluation d’une proposition

Lorsqu’il prépare une proposition, un établissement doit veiller à étudier tous les aspects importants et à mettre en place un processus d’examen interne adéquat. Il peut ainsi accroitre ses chances de réussir et réduire ses risques.

Plusieurs établissements personnalisent leurs processus d’élaboration et d’examen interne des propositions selon le type de fonds (par exemple, le Fonds des leaders John-R.-Evans ou le Fonds d’innovation). De plus, les pratiques concernant un même fonds peuvent varier selon la nature, la taille ou les caractéristiques propres à une proposition donnée. Par exemple :

• Personnel participant à l’étape de l’élaboration de la proposition : selon le type de fonds ou de proposition, l’ensemble ou une partie des principales équipes de soutien peuvent prendre part au processus d’élaboration de la proposition. Ces unités peuvent comprendre les services de recherche, les finances, les achats et la gestion des installations (s’il y a un élément de construction ou de rénovation). La participation des unités qui possèdent le savoir-faire nécessaire aide à garantir que les principaux risques du projet et les principales mesures d’atténuation sont repérés, et que les budgets et les échéanciers présentés dans la proposition sont raisonnables et réalistes.
• Processus d’examen interne : des comités d’examen interne sont mis sur pied pour évaluer les propositions selon le type de fonds et veiller à ce que les propositions suivent les priorités de l’établissement ainsi que les critères du concours de la FCI. Ils peuvent aussi examiner d’autres aspects importants tels que les risques repérés et les mesures d’atténuation du projet, les échéanciers, les budgets et les plans de pérennité. Les membres des comités d’examen interne des propositions sont déterminés selon le type de fonds. Pour ce qui est des fonds et des propositions d’envergure, les comités peuvent compter un plus grand nombre de membres et comprendre du personnel des principales unités concernées (les services de recherche, les finances, les achats et la gestion des installations), le vice-rectorat à la recherche, les doyens ou les doyens associés, et les titulaires de chaires appartenant au corps professoral. Les comités peuvent aussi parfois compter des membres externes.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

Université de Victoria

À l’Université de Victoria, le bureau des services de recherche et d’autres unités clés, comme celle de la comptabilité de la recherche, des services d’achat, de la santé au travail et de la gestion des installations, participent aux étapes de planification, de mise en place et du fonctionnement des contributions de la FCI, c’est-à-dire qu’elles sont impliquées tout au long du cycle de vie des projets.

Ces principales parties prenantes forment le « groupe consultatif sur les activités des services de recherche » qui soutient l’élaboration et la réalisation de projets de recherche au sein de l’établissement du fait qu’il :

• Émet des suggestions quant aux processus que met en place l’établissement pour déterminer quelles propositions devront être élaborées en vue d’être soumises à la FCI;
• Fournit son expertise tout au long du processus d’élaboration d’une proposition.

En outre, le comité d’examen de la recherche de l’établissement conseille la vice-rectrice à la recherche et à l’innovation à propos des évaluations, des priorités et des orientations stratégiques d’importantes initiatives de recherche à l’échelle de l’établissement, notamment en ce qui concerne les projets financés par le Fonds d’innovation et le Fonds des leaders John-R.-Evans de la FCI. Le comité donne des conseils à propos des projets en fonction des critères des concours de la FCI et des priorités de recherche stratégiques. Ce comité comprend :

• La vice-rectrice et le vice-recteur associés à la recherche;
• Le directeur des initiatives de recherche stratégiques;
• La gestionnaire des programmes institutionnels du Bureau des services de recherche;
• Sept membres actifs du corps professoral qui ont une solide feuille de route auprès de la FCI et d’autres importants organismes de financement.

Le comité fournit des conseils dans le cadre de son rôle dans la sélection des projets à proposer à la FCI. Parmi les éléments importants étudiés lors de l’examen interne, on compte la place stratégique qu’occupe le projet à l’intérieur des priorités de l’établissement et la stratégie de recherche et de création de l’Université de Victoria, l’amélioration des capacités actuelles (mise à profit d’investissements antérieurs), la pérennité et la gestion, le budget et les échéanciers de mise en œuvre. En outre, les doyennes et doyens sont invités à donner leur avis sur la façon dont chaque proposition reflète les objectifs de recherche et d’enseignement de leur faculté.

Personne-ressource :

Jill Taylor
Gestionnaire des programmes institutionnels
Bureau des services de recherche
Téléphone : 250 721-7972
Courriel : cfimanager [at] uvic.ca

Université de Calgary

L’université de Calgary a créé l’initiative « Testez votre concept » (Test Your Concept) pour établir un contact avec les personnes qui feraient d’éventuelles demandes de financement à la FCI et ce, à un stade très précoce du processus de développement d’un projet. L’initiative prend la forme d’un forum à l’intérieur duquel sont présentés des projets qui pourraient potentiellement être soumis à la FCI. Les personnes qui présentent ces projets reçoivent des commentaires d’un comité interdisciplinaire composé de divers représentants et représentantes, dont des membres du corps professoral, des services engagés dans la mise en œuvre des projets financés par la FCI et des administrateurs et administratrices de la recherche.

Les séances sont organisées longtemps avant que la FCI n’invite officiellement les établissements à soumettre des propositions à ses principaux concours de financement. Chaque personne qui compte présenter doit soumettre à l’avance un bref aperçu du projet qu’elle propose. Après une brève présentation du concept, les membres du comité interrogent la personne qui présente qui recevra également un rapport écrit après la séance.

Avantages :

• Les candidates et candidats ont une meilleure idée de la faisabilité de leur projet et de sa conformité avec les objectifs du concours. Ils  comprennent mieux les éventuels risques. Ils obtiennent aussi des recommandations sur les possibles synergies et partenariats ainsi que de l’aide pour réaliser une analyse environnementale et déterminer si l’infrastructure existe déjà sur le campus;
• Les candidates et candidats qui n’ont jamais participé à un programme de financement de la FCI en apprennent davantage sur les processus et la façon d’obtenir récompense;
• Les services susceptibles de participer à l’éventuelle mise en œuvre de projets financés par la FCI sont ainsi informés longtemps à l’avance de possibles grandes initiatives, ce qui peut faciliter la coordination et l’efficience du projet;
• On note un lien étroit entre la participation à cette initiative et la pertinence et robustesse des demandes de financement. On note également un meilleur niveau d’engagement à l’égard des processus internes de la part des participantes et participants à « Testez votre concept ».

Personne-ressource :

Caroline Morrison
Gestionnaire des programmes institutionnels
Services de recherche
Téléphone : 403 210-3912
Courriel : c.morrison [at] ucalgary.ca