Effectuer le suivi de l’admissibilité des dépenses et des changements requis par l’infrastructure

La FCI s’attend à ce que les établissements acquièrent les éléments d’infrastructure particuliers approuvés pour un projet. Si un changement doit être apporté à un élément d’infrastructure ou s’il faut acheter un nouvel article, l’établissement doit s’assurer que le changement est acceptable. Le Guide des politiques et des programmes aide les établissements à le déterminer. Dans certains cas, l’approbation de la FCI peut être exigée. On invite les établissements à consulter leur chargé de programmes de la FCI en cas de doute quant à un changement.

Afin d’atténuer les risques que des changements inacceptables soient apportés aux projets et les conséquences financières connexes, de nombreux établissements ont instauré des mesures de contrôle pour s’assurer que leurs achats d’infrastructure concordent avec le budget approuvé par la FCI, que les dépenses indiquées à la FCI sont admissibles et que tout changement proposé à l’infrastructure est acceptable.

Même si de nombreux établissements examinent les demandes d’achat associées aux articles financés par la FCI avant d’effectuer les achats, certaines ont adopté une approche fondée sur le risque et ont personnalisé leurs procédures d’examen selon le risque des opérations financières. Toutes les pratiques décrites ci-dessous sont acceptables selon la FCI. Le choix de la pratique suivie dépendra souvent du niveau de tolérance au risque de l’établissement.

Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.

Université de Montréal

La Direction des finances de l’Université de Montréal approuve toutes les demandes d’achat liées aux projets financés par la FCI et, quelle que soit leur valeur en dollars, elle fait une évaluation impartiale. Elle examine l’admissibilité des articles demandés ainsi que leur conformité par rapport au budget approuvé par la FCI. En cas de changement, elle en avise le Bureau de la recherche. On présente à la FCI les changements qu’elle doit autoriser. Le Bureau de la recherche approuve aussi l’ampleur des projets de construction et de rénovation, y compris les autorisations de changement, afin de s’assurer qu’ils sont conformes à la proposition présentée à la FCI et au budget approuvé.

Personne-ressource :

Yolaine Beaulieu
Cheffe de section des apports affectés à la recherche
Expertise comptable et formation – Direction des finances
Téléphone : 514 343-6111, poste 4192
Courriel : yolaine.beaulieu [at] umontreal.ca (yolaine[dot]beaulieu[at]umontreal[dot]ca)

Université de l‘Alberta

L’Université de l’Alberta suit une approche fondée sur le risque pour surveiller l’admissibilité des dépenses et les changements à l’infrastructure. Le degré d’examen et d’approbation exigé pour les demandes d’achat dépend du type de programme de financement et du montant des dépenses.

Pour les projets d’infrastructure, l’équipe de la FCI du Bureau des services de recherche étudie l’admissibilité et la conformité par rapport au budget approuvé par la FCI de toutes les demandes d’achat de plus de 25 000 dollars. Les responsables de projets peuvent acheter des articles d’une valeur moindre, ainsi que tous les articles imputés au Fonds d’exploitation des infrastructures sans obtenir d’autorisation de l’équipe de la FCI du Bureau des services de recherche. Chaque trimestre, celle-ci examine l’admissibilité et les écarts des coûts de toutes les dépenses portées aux comptes (deux fois par année en ce qui concerne les comptes du Fonds d’exploitation des infrastructures). Il s’agit d’une importante vérification de détection qui a lieu une fois les achats effectués. Les dépenses non admissibles sont alors, au besoin, réattribuées à un autre compte de revenus de la personne responsable du projet.

En cas de changement quant à la fonctionnalité, à la quantité ou au coût d’un article (qui n’est pas négligeable), ou lorsqu’un nouvel article est repéré au cours de l’examen d’une demande d’achat d’un montant supérieur à 25 000 dollars, l’analyste des finances remplira un formulaire d’analyse des variations. Ce formulaire sert principalement à appuyer l’examen, l’approbation par l’établissement et la consignation par écrit des changements à l’infrastructure qui ne requièrent pas l’autorisation préalable de la FCI. Les changements qui représentent une augmentation ou une diminution de 50 000 dollars du coût total d’un élément d’infrastructure doivent être approuvés par la personne qui se spécialise dans les contrats, qui s’assure que le changement est acceptable. Les changements d’un montant inférieur à ce seuil peuvent être autorisés par l’analyste des finances. Ce formulaire n’est généralement pas rempli si le changement doit être préalablement approuvé par la FCI. Ces changements sont plutôt transmis à un échelon supérieur après qu’ils aient été examinés pour qu’une demande de changement soit préparée et présentée à la FCI aux fins d’approbation.

Le formulaire d’analyse des variations est utile à l’établissement parce qu’il l’aide à faire une veille systématique de tous les aspects importants avant d’autoriser un changement et à ce que les renseignements pertinents soient conservés dans un dossier pour pouvoir s’y référer ultérieurement. Cette pratique est particulièrement utile pour le nouveau personnel, compte tenu des nombreux projets de l’établissement que la FCI finance. Les renseignements inscrits dans le fomulaire sont aussi utilisés par l’établissement quand vient le temps de remplir les rapports financiers finaux de la FCI, puisqu’ils fournissent l’information nécessaire à inscrire concernant les changements apportés à l’infrastructure.

Il faut noter que les pratiques et le cadre de vérification décrits ci-dessus reposent sur un rigoureux processus de sensibilisation quant à l’admissibilité des dépenses et aux changements apportés à de l’infrastructure, y compris des discussions et des rencontres individuelles avec les responsables de projet. Le cadre et les pratiques en place ont permis à l’établissement de rationaliser ses procédures d’examen dans les domaines à faible risque, d’acheter des articles de façon plus opportune et de s’assurer qu’il dispose des pièces justificatives et des pistes de vérification appropriées pour les mesures de contrôle en place.

Personnes-ressources :

Équipe de la FCI
Bureau des services de recherche
Courriel : rsoinnov [at] ualberta.ca

Université de la Colombie-Britannique

Par souci de rentabilité, l’Université de la Colombie-Britannique a adopté une approche fondée sur le risque pour gérer l’admissibilité des dépenses et les changements à l’infrastructure des projets financés par la FCI. Les responsables de projet doivent s’assurer que tous les articles achetés sont conformes au budget approuvé par la FCI; il n’est pas nécessaire de faire approuver ces achats par le Bureau des programmes institutionnels. Ce dernier anime des ateliers afin que les responsables de projet connaissent les lignes directrices de la FCI et les attentes de l’établissement. De plus, il examine régulièrement l’admissibilité et la conformité de toutes les dépenses portées aux comptes par rapport au budget approuvé par la FCI. Il s’agit d’une importante vérification de détection qui a lieu une fois les achats effectués. La fréquence de cet examen est établie en fonction du niveau de risque associé au projet; les dépenses liées à des projets complexes ou de plus grande envergure sont examinées plus souvent que celles de petits projets. En cas de doute à propos d’un achat, le Bureau des programmes institutionnels communique avec le ou la responsable du projet pour valider la nature de l’article acheté.

Puisque la FCI exige des pièces justificatives pour appuyer tous les coûts relatifs au personnel (montant et activités) imputés au Fonds d’exploitation des infrastructures des projets d’infrastructure qu’elle finance, le Bureau des programmes institutionnels examine les confirmations des salaires pour valider l’admissibilité et la conformité des activités par rapport aux lignes directrices de la FCI.

Personne-ressource :

Sharon Wu
Directrice générale des services de soutien à la recherche
Bureau de la vice-rectrice à la recherche et à l’innovation
Téléphone : 604 827-5279
Courriel : sharon.wu [at] ubc.ca (sharon[dot]wu[at]ubc[dot]ca)

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Suivi additionnel des projets complexes et d’envergure