Prendre en compte certaines particularités en ce qui concerne les établissements ayant adopté un modèle décentralisé

Pour bien gérer des projets financés par la FCI, un établissement doit mettre en place des structures et des fonctions ainsi que des ressources suffisantes et adéquates. Certains établissements ont opté pour un modèle décentralisé dans lequel certaines mesures de contrôle et responsabilités relatives à l’administration des contributions de la FCI sont déléguées aux facultés. L’un des avantages de la décentralisation est qu’il rapproche les fonctions administratives des gens qui participent directement au projet. L’établissement peut aussi profiter des ressources de chaque unité administrative.

Un établissement qui fonctionne selon une structure décentralisée doit s’assurer que chaque unité administrative connait et interprète correctement les politiques et les procédures de l’établissement, y compris les lignes directrices et les exigences de la FCI. C’est essentiel pour veiller à la pertinence et à la cohérence de la mise en service.

Pour ce faire, quelques établissements ayant un fonctionnement décentralisé ont instauré les pratiques suivantes :

• la communication claire des rôles et des responsabilités;
• la mise en place de lignes directrices administratives et financières pour toutes les personnes participant à l’administration des contributions, y compris dans les départements;
• l’offre régulière de formation et de soutien aux représentants des départements;
• des moyens bien implantés pour communiquer rapidement et efficacement les modifications apportées aux lignes directrices et aux exigences ou les problèmes qui ont été rapportés;
• un groupe de soutien et un point de service en cas de questions;
• un suivi régulier de la conformité aux principales politiques, mesures de contrôle et exigences à l’échelle départementale, qui reconnait le risque accru de non-conformité associé à la participation de plusieurs personnes dans de nombreux départements.

Voici comment un établissement a instauré ces pratiques.

Université de Toronto

À l’Université de Toronto, certaines activités administratives et de suivi sont décentralisées et effectuées par les responsables de projet ou le personnel de soutien administratif des facultés, tandis que d’autres activités sont centralisées. Par exemple, l’examen des coûts relatifs au personnel ou des demandes d’achat est réalisé par le personnel de soutien administratif des facultés qui veille à leur conformité par rapport aux budgets approuvés. Ce personnel examine aussi les rapports financiers pour vérifier l’exactitude des renseignements présentés à la FCI.

Diverses divisions administratives centralisées s’occupent aussi du suivi, notamment la division du vice-rectorat à la recherche et à l’innovation, les services d’achat, le service des opérations universitaires et le département de vérification interne. Ces divisions centralisées assurent un leadership et fournissent une orientation stratégique et des conseils, en plus de gérer certains des processus pour veiller au respect des exigences de l’établissement. En voici des exemples :

• Diriger le processus interne de sélection des projets de recherche et les processus liés à la préparation des propositions et à la finalisation des contributions;
• Effectuer un examen de haut niveau des opérations portées aux comptes des projets et rédiger et soumettre les rapports financiers à la FCI;
• Revoir et gérer la procédure d’appel d’offres concurrentiel pour des achats de grande valeur;
• Faire le suivi des projets de construction et de rénovation.

Les rôles et les responsabilités des responsables de projet, des facultés et des divisions administratives centralisées sont clairement définis et reconnus par une série de politiques et de procédures. Les divisions administratives centralisées travaillent étroitement avec les responsables de projet et le personnel de soutien administratif des facultés, et encouragent le respect des politiques de l’établissement et de la FCI. La division du vice-rectorat à la recherche et à l’innovation communique les changements apportés aux lignes directrices et aux exigences, et elle agit comme point de service en répondant aux questions. Des séances de formation et d’information sont offertes par la division du vice-rectorat à la recherche et à l’innovation, et des réunions ont lieu avec les équipes de projets et le personnel de soutien administratif pour discuter des processus et des attentes quant à la gestion des contributions de la FCI. Diverses initiatives ont été mises en œuvre au cours des dernières années pour veiller au respect et à l’interprétation uniforme des politiques et des procédures de l’établissement et de la FCI.

L’une de ces initiatives est un programme de formation et de perfectionnement professionnel organisé par la division du vice-rectorat à la recherche et à l’innovation et destiné au personnel des facultés qui participe à l’administration de la recherche, lequel s’intitule « STAR » (Strengthening Administration of Research). Lancée en 2015, cette initiative propose des conférences (sur les trois campus) au sujet du partage de nouveaux renseignements et d’importantes informations quant à l’administration des fonds de recherche. Elle fournit aussi des ressources supplémentaires par divers canaux de communication en vue de diffuser les meilleures pratiques du centre vers les facultés.

Une deuxième initiative est le Programme d’évaluation de la conformité des dépenses effectuées en recherche, réalisé conjointement par la division du vice-rectorat à la recherche et à l’innovation et le département de vérification interne de l’université. Par le biais de ce programme, le département de vérification interne effectue des audits dans les facultés, vérifiant les opérations de dépenses à partir d’échantillons pour examiner leur conformité aux exigences des organismes subventionnaires de la recherche, y compris la FCI, ainsi qu’aux lignes directrices et aux procédures de l’établissement. Les résultats sont transmis régulièrement aux facultés de l’université, à la division du vice-rectorat à la recherche et à l’innovation et à d’autres parties prenantes clés. Des plans d’action sont mis au point pour donner suite aux recommandations, et le département de vérification interne fait le suivi pour s’assurer que des mesures correctives soient prises et remédier aux éventuels problèmes soulevés.

Personne-ressource :

Kevin Hamilton
Directeur des initiatives institutionnelles
Bureau des services de recherche
Téléphone : 416 978-7605
Courriel : kevin.hamilton [at] utoronto.ca

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