Organiser des séances d’information et des formations à l’intention des personnes qui participent à l’administration des contributions financières de la FCI
La formation et les séances d’information destinées aux personnes qui participent à l’administration des contributions de la FCI constituent une composante essentielle pour veiller à la compréhension et au respect des lignes directrices de la FCI et des attentes. L’établissement peut ainsi définir clairement les rôles et les responsabilités des personnes touchées. De nombreux établissements ont adopté diverses plateformes de formation des employés nouveaux et actuels ainsi que des responsables de projet et leur équipe respective.
Voici ce que comportent certaines de ces plateformes :
- Manuels de formation : le personnel administratif et les responsables de projet ont accès aux procédures et aux processus de l’établissement nécessaires à la gestion d’une contribution de la FCI à toutes les étapes. Ils peuvent les recevoir directement ou y avoir accès à partir du site Web de l’établissement. Ces manuels s’avèrent particulièrement utiles pour les nouveaux employés sans expérience préalable en administration de contributions de la FCI.
- Séances d’information : elles peuvent prendre la forme de présentations destinées aux personnes participant à l’administration des contributions de la FCI. En général, ces séances traitent des éléments importants de toutes les étapes liées à l’administration d’une contribution de la FCI.
- Réunions de lancement : il s’agit d’une première réunion avec toutes les personnes clés participant à l’administration d’une contribution de la FCI (par exemple, le responsable du projet, les services de recherche, les finances, les achats et les installations, s’il y a lieu), à l’étape de l’élaboration de la proposition ou de la finalisation de la contribution, qui sert à discuter des attentes de la FCI et de l’établissement et à définir les rôles et les responsabilités de chacun.
Voici comment quelques établissements ont instauré ces pratiques.
Université Queen’s
Les services de recherche universitaire de l’Université Queen’s organisent des réunions en personne spécifiques à chaque projet avec les principales personnes qui participent à une demande de financement de la FCI et ce, à l’étape de l’élaboration d’une proposition. Le cas échéant, les principales unités de soutien du campus sont impliquées aussi. Des lignes directrices spécifiques à l’élaboration des propositions ainsi que des guides de politiques générales relatives aux programmes de financement de la FCI, aident le personnel de la recherche et les responsables de projets à élaborer des propositions concurrentielles (critères d’évaluation clés à prendre en considération, processus internes de présentation d’une demande et modèles). Ces outils sont mis à la disposition de toutes les personnes faisant une demande de financement, soit par courriel, soit lors de rencontres en personne. Après avoir reçu un avis favorable à une demande de financement, les services de recherche universitaire organisent une rencontre pour communiquer des renseignements importants, notamment en ce qui concerne l’accès aux fonds et l’administration continue des projets de la FCI (par exemple, le processus de finalisation d’une contribution, l’achat de l’infrastructure, la production de rapports financiers et d’avancement de projet et les coordonnées des personnes-ressources). Ces rencontres rassemblent la personne responsable du projet en question et le personnel de soutien de la recherche, ainsi que, au besoin, des personnes représentant les services de recherche universitaire, de la comptabilité de la recherche, de l’approvisionnement stratégique et de la planification universitaire.
Personne-ressource :
Hollie O’Dette-Hoiles
Responsable de la recherche pour les programmes institutionnels
Services de recherche universitaire
Téléphone : 613 533-6000, poste 32757
Courriel : hoilesh [at] queensu.ca
Université de Toronto
Des séances d’information offertes par l’Université de Toronto portent plus particulièrement sur les principaux fonds de la FCI : le Fonds des leaders John-R.-Evans et le Fonds d’innovation. Le bureau des services de recherche offre ces deux séances d’information officielles aux responsables de projets et tout membre du personnel de soutien qui participe au développement et à la mise en œuvre d’un projet.
- La première a lieu à l’étape de la demande. Elle renseigne sur ce qu’il faut inclure dans la demande (dont les éléments budgétaires admissibles). Elle traite également des échéanciers, des processus internes qu’il faut aussi respecter, des outils qui sont en place et des coordonnées des personnes-ressources.
- La deuxième a lieu à l’étape de la finalisation d’une contribution. On y fournit un aperçu du processus administratif et des lignes directrices de la FCI, on remet des documents de référence et enfin, on donne des conseils à propos de la gestion des projets.
Personne-ressource :
Kevin Hamilton
Directeur des initiatives institutionnelles
Bureau des services de recherche
Téléphone : 416 978-7605
Courriel : kevin.hamilton [at] utoronto.ca
Université de Waterloo
Le bureau de la recherche institutionnelle de l’Université de Waterloo coordonne une réunion de lancement pour toute personne participant à l’élaboration d’une proposition de projet qu’elle prévoit soumettre à la FCI. Il s’agit d’un bon moyen de s’assurer que, dès les premières étapes d’un projet, chacune des personnes concernées comprend clairement les attentes, notamment les procédures dans leur moindre détail et les rôles et responsabilités.
Personne-ressource :
Andrew Barker
Directeur de la recherche institutionnelle
Bureau de la recherche
Téléphone : 519 888-4567, poste 36004
Courriel : andrew.barker [at] uwaterloo.ca
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