Indiquer les numéros des articles nécessaires au projet financé par la FCI pour faciliter l’examen fait par l’établissement et la production de ses rapports financiers

La FCI finance des articles précis d’un projet d’infrastructure. Un numéro d’article de la FCI est attribué à chaque article qu’elle approuve, comme il est indiqué dans le budget qu’elle a approuvé.

Certains établissements indiquent ce numéro dans les documents d’achat (demandes d’achat, bons de commande, factures et autres) et utilisent aussi des sous-codes dans leurs systèmes financiers pour faire un suivi de ce numéro dans chaque opération de dépense. Voici les nombreux avantages de cette pratique :

• Faciliter l’examen de l’admissibilité des dépenses : lorsque le numéro d’article de la FCI est inscrit dans les demandes d’achat, la personne qui approuve la demande peut vérifier plus facilement si l’achat est conforme au budget approuvé par la FCI. Sans cette information, il est souvent difficile de le déterminer, surtout si la description dans la demande d’achat diffère de celle du budget approuvé par la FCI ou lorsque l’achat d’un article prévu par la FCI est combiné à celui d’un autre article qui n’est pas associé à la FCI (achats groupés).
• Faciliter la production de rapports financiers pour la FCI : les établissements doivent soumettre des rapports financiers provisoires (s’il y a lieu) et un rapport financier final, qui doivent tous deux comprendre le cout réel de chaque article autorisé dans le budget approuvé par la FCI. L’utilisation de sous-codes pour faire le suivi du numéro d’article de la FCI dans le système financier peut grandement simplifier la production de rapports, puisqu’il est facile de résumer les opérations selon les numéros d’article dans le système. C’est particulièrement utile lorsqu’il y a de nombreuses opérations pour un même projet.
• Faciliter le suivi des modifications apportées à un projet et des couts réels par rapport au budget : puisque le système financier peut facilement rendre compte des couts réels par numéro d’article de la FCI, on peut instaurer un suivi régulier pour repérer les changements apportés au projet ou les variations de cout. On peut automatiser le processus, ce qui en fait un processus efficace de suivi des changements et des variations.
• Faciliter le processus de vérification : le vérificateur peut facilement associer les documents d’achat et les opérations de dépense aux articles approuvés par la FCI.

Renvoyer au numéro d’article de la FCI est donc une bonne pratique qui permet de simplifier les activités d’examen et de reddition de comptes, et garantir une piste de vérification appropriée.

Voici comment un établissement a instauré ces pratiques.

Université de Montréal

À l’Université de Montréal, les comptes sont créés dans le système financier à partir d’un numéro de compte propre au projet ainsi que de codes de compte qui représentent les catégories de dépenses utilisées par la FCI (équipement, construction et autres). De plus, des sous-codes servent à inscrire le numéro de l’article indiqué dans le budget approuvé par la FCI. Le numéro de compte, les codes et les sous-codes de compte sont inscrits sur les documents d’achat, ce qui facilite le processus d’examen lors des achats d’infrastructure et du suivi des dépenses. Le système financier peut facilement produire des rapports sur les dépenses selon le numéro d’article de la FCI et la catégorie de dépense, ce qui simplifie grandement la production de rapports financiers pour la FCI et garantit une piste de vérification appropriée.

Personne-ressource :

Yolaine Beaulieu
Cheffe de section des apports affectés à la recherche
Expertise comptable et formation – Direction des finances
Téléphone : 514 343-6111, poste 4192
Courriel : yolaine.beaulieu [at] umontreal.ca

Sujet connexe 

Suivi de l’admissibilité des dépenses et des changements à l’infrastructure