Accès aux principaux renseignements sur le projet par les parties concernées

27 octobre 2017

Dans les établissements, plusieurs personnes de divers services peuvent assumer les tâches de gestion et de suivi des projets financés par la FCI. Par exemple, les responsables de projet et leurs équipes scientifiques, le personnel administratif du bureau des services de recherche, les services financiers, le service des achats et le service de gestion des installations peuvent tous avoir une certaine responsabilité relativement à la bonne gestion des contributions de la FCI. De plus, dans certains établissements, le personnel administratif des facultés ou des départements ainsi que celui des centres ou des instituts de recherche peut aussi participer à la gestion de ces contributions. L’accès aux principaux renseignements sur un projet par les parties concernées est donc essentiel pour en assurer la réussite.

Pour être efficaces et efficients, de nombreux établissements ont mis en place un système de gestion des documents en tant que référentiel central pour tous les documents importants du projet, qui peuvent ainsi être consultés, modifiés et partagés par toutes les parties concernées.

La mise en œuvre d’un système de gestion des documents comporte de nombreux avantages, notamment :

  • La possibilité pour les utilisateurs autorisés d’accéder facilement et rapidement aux fichiers et aux documents électroniques ‒ les renseignements peuvent être consultés à tout moment et où qu’on se trouve, ce qui est particulièrement pratique lorsque des membres d’une équipe qui travaillent dans différentes unités ou sont géographiquement éloignés collaborent sur des projets
  • Une amélioration considérable des délais liés aux processus de rédaction, de révision et d’approbation des principaux documents
  • La disponibilité des principaux documents (par exemple, propositions de projets, budgets et calendriers de mise en œuvre, renseignements sur les modifications, évaluations des risques du projet) aux principales étapes du cycle d’un projet, ce qui assure une vision plus exhaustive du projet pour toutes les parties prenantes et la prise en compte des renseignements importants dans le processus décisionnel
  • Des économies de couts grâce à une réduction des frais d’archivage et de stockage des documents, pour les établissements où un programme d’imagerie est en place

Voici un exemple de la façon dont un établissement a facilité l’accès aux principaux renseignements sur les projets.

Université d’Ottawa

L’université utilise actuellement SharePoint et est en train de migrer vers Docushare comme système de gestion des documents. Ces systèmes basés sur le Web permettent de partager des fichiers sans logiciel, stockage en nuage, ni site intranet compliqués. Docushare permet à l’université de diffuser de l’information directement à partir de son disque dur et d’y accéder à tout moment en ligne. Il est important de noter que ces systèmes permettent à toutes les parties concernées par le portefeuille des projets de la FCI d’accéder aux plus récents documents, assurant ainsi l’exactitude de l’information utilisée par les principaux services tels que ceux responsables des ressources financières, des installations et des achats, le Bureau du vice-président à la recherche et les facultés. Cet environnement sécurisé est conçu pour favoriser la collaboration au sein d’un établissement.

Personne-ressource :

Christian Beaulé
Directeur, Bureau des initiatives de développement stratégique
Services de recherche
Téléphone : 613.562.5800, poste 3405
Courriel : cbeaule [at] uottawa.ca

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