Gestion de l’enveloppe du Fonds des leaders John-R.-Evans

27 octobre 2017

Les établissements sont responsables de la gestion de leur enveloppe du Fonds des leaders John-R.-Evans, y compris le Fonds des petits établissements, en fonction de leurs priorités stratégiques. Il est important que l’approche utilisée par l’établissement comprenne un suivi approprié de l’enveloppe allouée.

Certains établissements ont adopté une approche décentralisée selon laquelle la gestion de l’enveloppe est confiée aux facultés. Le montant réparti est déterminé selon différents modèles (par exemple, en fonction des fonds versés par les trois organismes fédéraux de financement de la recherche ou des besoins et du plan d’utilisation du montant soumis par la faculté au Bureau du vice-président à la recherche). Dans ces cas, le suivi par les bureaux centraux de soutien de l’université (comme le Bureau des services de recherche) contribue à faire en sorte que l’enveloppe soit bien gérée. Certaines des activités de suivi comprennent l’examen continu et la mise à jour du plan d’utilisation du montant d’une faculté (à chaque concours, par exemple) et la réévaluation du montant réparti en fonction des besoins de la faculté et de l’utilisation qui en est faite.

D’autres établissements ont une approche plus centralisée, selon laquelle toutes les demandes de financement à ce Fonds présentées par les facultés ou les départements sont adressées directement au Bureau du vice-président à la recherche, qui détermine les projets à soumettre à la FCI.

Le suivi s’effectue au moyen d’activités similaires, que les établissements utilisent une approche centralisée ou décentralisée.

Voici de quelle manière certains établissements ont mis en œuvre ces pratiques.

Simon Fraser University

L’université utilise une approche centralisée selon laquelle toutes les demandes dans le cadre du Fonds des leaders John-R.-Evans doivent être présentées au Bureau du vice-président à la recherche par les doyens des facultés. Le vice-président associé à la recherche est chargé de surveiller l’utilisation de l’enveloppe de l’établissement, de rencontrer régulièrement les membres des facultés relativement aux demandes éventuelles pour veiller à une planification adéquate et de s’assurer que l’enveloppe est utilisée pour répondre aux priorités stratégiques de l’université.

Bien que les décisions soient centralisées, le vice-président associé à la recherche travaille en collaboration avec le bureau des grands projets, qui est responsable des propositions soumises à la FCI, tant avant qu’après l’approbation des enveloppes. Cette mesure vise à s’assurer que l’université s’appuie sur le principe de renforcement de la capacité FCI existante ainsi que sur le développement des domaines de recherche stratégiques susceptibles de devenir des centres financés par la FCI. Le vice-président associé à la recherche et le bureau des grands projets travaillent en étroite collaboration pour surveiller le portefeuille des projets de la FCI, ce qui garantit l’utilisation stratégique et opportune de l’enveloppe du Fonds par la Simon Fraser University.

Personne-ressource :

Sara Swenson 
Directrice, Bureau des grands projets
Programmes à l’intention des établissements de la FCI, du British Columbia Knowledge Development Fund et du Programme des chaires de recherche du Canada
Bureau du vice-président à la recherche
Téléphone : 778.782.3075
Courriel : saras [at] sfu.ca

University of Calgary

La plus grande partie (75 %) de l’enveloppe du Fonds des leaders John-R-Evans de l’université est répartie entre les facultés en fonction du financement reçu des trois organismes fédéraux de financement de la recherche au cours de la même période, montant sur lequel la FCI se fonde pour déterminer la contribution allouée à l’établissement. Le reste de l’enveloppe (25 %) est centralisé pour soutenir les recrutements prioritaires résultant de programmes ponctuels ou d’autres initiatives à l’échelle de l’établissement, comme le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, en collaboration avec les facultés.

Environ trois mois avant le coup d’envoi interne du prochain cycle du Fonds, les doyens associés (Recherche) reçoivent un total actualisé de l’enveloppe de leur faculté au titre de ce fonds accompagné du calendrier interne pour ce nouveau cycle de propositions. Cette mesure vise à s’assurer que les facultés sont activement engagées et savent exactement le montant qu’il leur reste à dépenser et sur quelle période.

Chaque faculté utilise son enveloppe du fonds pour soutenir ses priorités, une partie considérable servant à financer l’équipement dont ont besoin les chercheurs nouvellement recrutés. Dans de nombreux cas, les facultés entament, avec la division des programmes institutionnels au sein des services de la recherche, des discussions sur les projets et les difficultés éventuelles à leur mise en œuvre, les calendriers et les stratégies de réussite avant que le demandeur n’amorce officiellement le processus de demande.

Les plans sur la façon dont les facultés utilisent leur enveloppe sont revus chaque année par la division des programmes, qui gère de manière centrale l’enveloppe du Fonds avec le vice-président à la recherche. La division des programmes surveille et suit l’utilisation de l’enveloppe et assure un suivi auprès des facultés en cas de problème. L’utilisation de l’enveloppe de l’établissement est également abordée régulièrement à l’occasion des réunions du comité de direction tout au long de l’année. Lorsqu’une faculté n’a pas besoin de la totalité de son enveloppe du Fonds pour financer ses priorités ou ne peut l’utiliser dans les délais prévus, le montant restant est distribué au sein de l’établissement.

Avantages de cette approche :

  • La répartition initiale de l’enveloppe entre les facultés selon le financement reçu par les trois organismes fédéraux de financement est transparente. Conjuguée à la possibilité pour le vice-président à la recherche de retenir une partie du portefeuille de façon centralisée pour soutenir les initiatives ponctuelles, cette approche permet aux facultés de cibler les occasions au titre du Fonds pour soutenir le recrutement et les priorités établies à l’interne.
  • L’obligation pour les facultés d’indiquer la façon dont elles prévoient utiliser leur enveloppe permet à la division des programmes de comprendre la pression liée aux prochains cycles de soumission des propositions et de veiller à ce que l’université soit en mesure d’utiliser la totalité de l’enveloppe dans les délais prévus par la FCI. Cette mesure permet également de discuter avec les facultés lorsque les engagements se font plus lentement que prévu et de trouver diverses autres façons d’utiliser l’enveloppe allouée.

Personne-ressource :

Liz Scarratt
Directrice, Programmes institutionnels, Services de recherche
University of Calgary
Téléphone : 403.210.6756
Courriel : scarrate [at] ucalgary.ca