Monitorer les achats effectués auprès d’un seul fournisseur

La FCI fonctionne selon le principe que ses fonds doivent être utilisés efficacement, de façon économe et au mieux des intérêts de la recherche financée par la contribution. Afin de maximiser l’importance des achats liés à ses investissements et d’établir un processus juste et transparent, la FCI exige que tous les achats relatifs aux projets financés suivent les politiques et les procédures courantes d’appel d’offres et d’achat de l’établissement. À tout le moins, ils doivent respecter les exigences exposées à l’Annexe 502.4 de l’Accord sur le commerce intérieur conclu entre les provinces et le gouvernement fédéral.

Les politiques d’approvisionnement des établissements exigent habituellement l’application d’une procédure d’appel d’offres concurrentiel pour les achats dont la valeur dépasse un certain montant et dressent aussi la liste des exceptions ou des circonstances qui justifient l’approvisionnement en biens ou en services auprès d’un fournisseur précis. De nombreux établissements ont instauré des pratiques de suivi et des mesures de contrôle pour réduire les risques que les demandes d’approvisionnement ne soient pas valides. Le recours à une situation d’exception à la procédure habituelle doit être bien consigné et justifié, et il doit être examiné et approuvé par une autorité compétente (par exemple, le directeur des services d’approvisionnement). Au besoin, des éclaircissements sont demandés quant aux justifications fournies.

Quelques établissements sont aussi allés plus loin en instaurant une procédure selon laquelle les avis d’appel d’offres public ou les préavis d’adjudication de contrat sont diffusés pour les achats dont la valeur dépasse un certain seuil, selon le niveau de risque déterminé par l’établissement et lorsque la règlementation le permet. Même si ces efforts vont au-delà des exigences de la FCI et qu’il n’est pas possible de le faire dans toutes les provinces, c’est un exemple de bonne pratique qui contribue à faire en sorte que la procédure d’appel d’offres concurrentiel soit bien suivie lorsque c’est nécessaire.

À l’occasion, un suivi des cas d’exception est aussi effectué par le conseil de l’établissement.

Voici comment un établissement a instauré ces pratiques.

Université Queen’s

À l’Université Queen’s, toute exception à la procédure d’appel d’offres concurrentiel doit être dûment justifiée et autorisée. Tous les achats auprès d’un fournisseur unique ou d’une source unique, désormais classés comme des exceptions à l’appel d’offres limité, sont, avant d’être engagés, examinés par l’unité des services d’approvisionnement stratégique et approuvés à un niveau supérieur à celui requis pour l’approvisionnement concurrentiel. Lorsqu’une exception n’est pas suffisamment justifiée ou qu’elle est mise en doute, l’achat est annoncé sur Biddingo, une plateforme d’appels d’offres publics, et il suit une procédure officielle d’appel d’offres concurrentiel. Dans certains cas, l’établissement se sert aussi d’un préavis d’adjudication de contrat pour confirmer le statut d’appel d’offres limité. Les achats exceptionnels par appel d’offres limité dont la valeur est supérieure à 2,5 millions de dollars (contribution en nature et en espèces) sont signalés au conseil d’administration. De plus, le pourcentage des bons de commande obtenus par des moyens limités est un indicateur de rendement clé pour l’unité des services d’approvisionnement stratégique.

Personne-ressource :

Nicole Fowler
Directrice associée aux opérations d’approvisionnement
Services d’approvisionnement stratégique
Téléphone : 613 533-2209
Courriel : nicole.fowler [at] queensu.ca