Diffuser efficacement les résultats et les retombées des investissements de la FCI au sein de l’établissement

L’un des défis constants des responsables de la diffusion de la recherche consiste à rester au courant des retombées de la recherche réalisée dans leur établissement qui sont rendues possibles grâce aux investissements de la FCI.

Certains établissements ont pris des mesures pour faciliter la diffusion de la recherche, y compris la communication des retombées. Par exemple, ils ont  :

• créé des postes d’agents de diffusion de la recherche, souvent situés dans leurs bureaux de recherche;
• mis en place des mécanismes pour transmettre l’information entre leurs bureaux de recherche et le service des communications de façon continue, par exemple, pour informer le service des communications lorsque les retombées sont inscrites dans un rapport d’avancement de projet FCI;
• instauré des réunions régulières des unités fonctionnelles axées sur la recherche avec les représentants du service de diffusion de la recherche présents;
• utilisé divers rapports d’avancement produits par leur établissement, par exemple des rapports annuels et des rapports du conseil, pour recueillir des manchettes;
• mis en place des processus qui incitent le groupe interne des relations avec les médias à travailler avec des chercheurs pour préparer de nouveaux communiqués et organiser des entrevues lorsqu’un chercheur publie un article scientifique;
• échangé des renseignements sur les retombées de la recherche entre les bureaux de transfert des connaissances et les responsables de la diffusion de la recherche, comme les brevets accordés et les collaborations avec l’industrie.

Voici comment un établissement tient ses parties prenantes informées et à jour sur les décisions de financement et la recherche :

Université de la Colombie-Britannique

L’université de la Colombie-Britannique est un établissement vaste et complexe. Elle a donc mis en place un système efficace pour s’assurer que les décisions de financement de la FCI soient communiquées en temps opportun aux parties prenantes internes et externes des divers campus et facultés.

Lorsqu’il reçoit les décisions de financement de la FCI, le Bureau des programmes institutionnels envoie immédiatement l’information à l’équipe des communications du Bureau de la vice-rectrice à la recherche et à l’innovation. Ces dernières années, la FCI a également informé simultanément le responsable des communications du Bureau de la vice-rectrice à la recherche et à l’innovation. Celui-ci réunit alors une équipe composée de personnes du Bureau des relations gouvernementales et du Bureau des relations avec les médias de l’université. C’est cette équipe qui détermine les meilleures options pour communiquer la nouvelle du financement une fois les embargos levés et en informer toutes les parties prenantes internes clés.

Le lieu où se tient une annonce nationale ou régionale de la FCI et l’importance des contributions reçues par l’établissement sont deux des facteurs qui entrent en jeu dans le choix du type de communications publiques et du bureau qui en sera responsable. Si l’université de la Colombie-Britannique doit être l’hôte d’une annonce de financement de la FCI, cette équipe travaillera également avec la FCI et le bureau du ministre concerné pour déterminer quels chercheurs, chercheuses et lieux mettre en évidence lors de cette participation.

Le Bureau de la vice-rectrice à la recherche et à l’innovation veille également à ce que les responsables des communications des facultés concernées soient mis au courant des demandes de financement acceptées et de l’éventuelle date de levée de l’embargo. Ces responsables des communications ont ainsi le temps de produire du matériel propre à leur faculté pour appuyer l’annonce à l’échelle de l’établissement.

Une fois que les dates des annonces sont confirmées, les plans sont finalisés et transmis à l’ensemble du réseau des communications, y compris au Bureau de la rectrice et vice-chancelière par intérim et aux responsables des plateformes de médias sociaux de l’établissement. Le bureau désigné est responsable de l’annonce à l’échelle de l’établissement (qui peut se faire aussi bien par une publication en ligne que par un événement médiatique) et il informe les autres membres du réseau au moment où cette annonce a lieu, afin de déclencher la publication de matériel propre à chaque faculté et la mise en place d’activités dans les médias sociaux.

L’université considère que la coordination de l’annonce dans une université décentralisée repose sur la transmission de l’information par des voies de communication établies, ce qui est plus efficace que de confier à une seule personne la tâche de communiquer avec toutes les parties prenantes.

Personne-ressource :

Sharon Wu
Directrice générale des services de soutien à la recherche
Bureau de la vice-rectrice à la recherche et à l’innovation
Téléphone : 604 827-5279
Courriel : sharon.wu [at] ubc.ca

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