Diffusion efficace des résultats et des retombées des investissements de la FCI dans votre établissement

29 octobre 2016

L’un des défis constants des responsables de la diffusion de la recherche consiste à se tenir au courant de la recherche et des retombées de la recherche réalisée dans leur établissement à l’aide des investissements de la FCI et, en fin de compte, à savoir quand il y a quelque chose à diffuser au grand public.

Pour diffuser efficacement les résultats et les retombées des investissements de la FCI à l’interne, certains établissements ont :

  • créé des postes d’agents de diffusion de la recherche, souvent situés dans leurs bureaux de recherche;
  • mis en place des mécanismes pour transmettre l’information entre leurs bureaux de recherche et le service des communications de façon continue, par exemple, en informant le service des communications lorsque les retombées sont inscrites dans un rapport d’avancement de projet FCI;
  • instauré des réunions mensuelles ou régulières des unités fonctionnelles axées sur la recherche auxquelles participent des représentants du service de diffusion de la recherche ou du service des communications de l’établissement;
  • utilisé divers rapports d’avancement produits par leur établissement, par exemple des rapports annuels et des rapports du conseil, pour recueillir des manchettes;
  • mis en place un processus qui incite le groupe interne des relations avec les médias à travailler avec des chercheurs pour préparer de nouveaux communiqués et organiser des entrevues lorsqu’un chercheur publie un article scientifique;
  • échangé des renseignements sur les retombées de la recherche entre les bureaux de transfert des connaissances et les responsables de la diffusion de la recherche, comme les brevets accordés et les collaborations avec l’industrie.

Voici comment un établissement tient ses parties prenantes informées et à jour sur les décisions de financement et la recherche :

University of British Columbia

L’université, un établissement vaste et complexe, a mis en place un système efficace pour assurer une communication en temps opportun des décisions de financement de la FCI aux parties prenantes internes et externes des divers campus et facultés.

Lorsqu’il reçoit les décisions de financement de la FCI, le Bureau des programmes institutionnels envoie immédiatement l’information aux personnes désignées dans l’équipe des communications du Bureau du vice-président, Recherche et innovation, des Relations gouvernementales et des Affaires publiques. Cette équipe a l’habitude de traiter l’information sous embargo et se réunit pour déterminer les meilleures options pour communiquer la nouvelle une fois que l’embargo aura été levé et les parties prenantes internes qui devront être avisées des décisions. Le lieu où se tient une annonce nationale ou régionale de la FCI et l’importance des contributions reçues par l’établissement sont des facteurs qui entrent en jeu dans le choix du type de communications publiques et du bureau qui en sera responsable.

Ensemble, les membres de l’équipe déterminent quels chercheurs, s’il y a lieu, mettre en évidence lors d’une annonce ou d’une activité. Le Bureau du vice-président, Recherche et innovation veille également à ce que les gestionnaires des communications des facultés concernées soient mis au courant des demandes de financement acceptées et de la date probable à laquelle l’embargo sera levé. Ces responsables des communications ont ainsi le temps de produire du matériel propre à leur faculté pour appuyer l’annonce à l’échelle de l’établissement.

Une fois que les dates des annonces sont confirmées, les plans sont finalisés et transmis à l’ensemble du réseau des communications. Le bureau désigné comme responsable de l’annonce à l’échelle de l’établissement (qui peut se faire aussi bien par une publication en ligne que par un évènement médiatique) informera les autres membres du réseau au moment où cette annonce a lieu, afin de déclencher la publication de matériel propre à chaque faculté et la mise en place d’activités dans les médias sociaux, tant à la grandeur de l’établissement qu’à l’échelle locale.

La coordination de l’annonce dans une université décentralisée repose sur la transmission de l’information par des voies de communication fiables et établies et elle est plus efficace que de passer par une seule personne qui communique avec toutes les parties prenantes.

Personne-ressource :

Sharon Wu
Directrice des finances du portefeuille, Bureau du vice-président, Recherche et innovation
Directrice, Programmes institutionnels
Téléphone : 604.827.5279
Courriel : sharon.wu [at] ubc.ca


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